SZÁMLÁZÁS – SPECIÁLIS ESETEK

Jóváíró számla

Fontos tudni, hogy a jóváírási számla fogalmát a rendszer nem ismeri el önálló számlatípusként – mert az ÁFA törvényben sem létezik ilyen!

A “jóváírás” és a korrekció két esetben használható:

1) Javítás:
Ha az eredeti számlán hiba vagy adatváltozás miatt van jóváírás, az semmiben nem tér el a következő helyesbítő számlától, legfeljebb az alábbi helyesbítő számla kiállításának okában (a jóváírás kissé eltérő ok, mintha például eredeti adatrögzítési hiba miatt állítanánk ki a helyesbítő számlát).
Tehát ha számla javítására van szükség – használjon számlajavítást -, amellyel a kitöltött, de bizonyos tartalmilag hibás számlát lehet javítani.

2) Jóváírás: ha más szerződéses ok miatt jóváírást kell kiállítani – ez manuálisan megtehető a szoftverrel.

Például. Ebben az esetben a felek megállapodnak abban, hogy pl. az eladó minden 100 egységre 1 jóváírást ad. Vagy minden 1 millió forint után adj 10.000 Ft jóváírást stb.

Ebben az esetben negatív tételt vagy tételeket kell rögzíteni a számlákon. Ez egy külön, rendes számla lesz.
A megjegyzés rovatba például a felek által egyeztetett szerződési feltételeket, referenciákat írhatja be (tényleg csak példák!):
– melyik időszakra vonatkozik a jóváírás
-mely tételekre vonatkozik a jóváírás
– a szerződés mely pontjai indokolják a jóváírást
– bármilyen más okból – pl. garanciális szempontok, pl. a garancia részleges érvényesítése hitellel történik
– kiszabható büntetés stb.
Egyéb gyakran hivatkozott kérdések a jóváíró számlákkal kapcsolatban
Az, hogy ha az eredeti számlából pl. 100 tétel került bele – hány tétel kell szerepelnie a hitelszámlán – ez sehol, semmilyen törvényben nincs szabályozva.
Ez kizárólag a felek szerződéses megállapodásától függ.
Tartalmaz a szoftver a jóváíró számlákra vonatkozó szabályokat?
Ugyanezen okból a jóváíró számlákra vonatkozó szabályokat (ismétlem: a felek közötti szerződések tartalmazzák) nem kezeli külön szabályként (!) a szoftver.

Ezek ugyanazok (minden tekintetben!!!) normál számlák, azaz a sima a plusz (+) összeget tartalmazó számlák.

DE: a NAV online interfész alapból a mínuszos számlákat a NAV oldaláról visszautasítja, hibásnak tekinti.

Sztornó számla

Készíthetünk sztornó számlát, ami érvényteleníti az eredetit – benne minden ugyanazzal az összeggel és dátummal van kiírva, mint az eredetiben “csak” mínusz jellel.

Ezt követően kiadhatunk egy teljesen újat.

A végén 3 számlánk lesz:

1-eredeti (pl. 100 + 27 Ft áfa)

2-eredeti sztornó (pl. -100 + -27 Ft áfa)

3 új (pl. 10 Ft + 2,7 Ft áfa)
Hivatkozások lemondás esetén

Ssztornó (2) és eredeti (1) – a 2-eshez (sztornó) automatikusan hozzáadja a negatív (mínuszos) összes elemet az eredeti (1-es) számláról, egyetlen gombnyomással

Szoftverünkben a sztornó számla az eredetire hivatkozik, amely automatikusan hozzáadódik a sztornózott számlához és ez a hivatkozás nem távolítható el.

Továbbá a “Csatolt számla” mezőben a böngészési listában látható a számla – mind az eredeti (amit sztornózunk), mind a sztornó (amivel az eredetit sztornóztuk) számlákon, a hivatkozás a másikra (azaz az eredetin a sztornószámla számla, a sztornószámlán az eredeti számla száma látható).

Új számla (3) – kézi (!!!), ha az eredeti (például 1. számú) számlára akarunk hivatkozni

Az eredeti (a példában 1-es számú számla) sztornó (2. számla) után manuálisan (teljesen manuálisan, vagy ha pénzügyi tételekből számlázunk, akkor a „felszabadult”, felszabaduló pénzügyi tételekből) kell az új számlát elkészítenünk.

Ebben az esetben, ha az eredeti számlára (a példában 1-es számú számlára) akarunk hivatkozni, azt kézzel is megtehetjük a számlafejléc megjegyzésében, pl.
“Ez a számla a 2042/123456 számú, 2042.12.12-i számla helyett készült”

Fontos! Ugyanígy az új számla esetében sem történik utalás a sztornó számlára (sem a sztornó számlán az újra, sem az új számlán a sztornóra!!!).

Helyesbítő számla

A fentiek helyett helyesbítő számlát is készíthetünk.

Az előző (sztornó) esetben összesen 3 db számla készül így (eredeti, sztornó, új) az adott teljesítéssel kapcsolatban.

A helyesbítő esetben 2 számla készül:

1 – Eredeti

2-Helyesbítő – az eredeti tételekkel, de (-) előjellel felsorolva, majd manuálisan rögzítve az újat (remélhetőleg most már helyes (értékekkel))

A második esetben, amikor helyesbítő számlát készítünk, a helyesbítő számlán

a) hivatkozunk – tulajdonképpen levonjuk – az eredeti számla tartalmát (értékét)
Vagyis a helyesbítő számlán negatív előjellel szerepelnek az eredeti számla tételei.

és

b) javítjuk: ha számbeli eltérés van az eredeti számlához képest (de csak ekkor!):
i) még az eredeti számláról automatikusan hozzáadott (+) tételek is újra változnak.
ii) új tételekkel: a helyesbítő számla elkészítése közben bármilyen új tételt manuálisan tudunk hozzáadni a rendszerben a számlához

FIGYELEM! Az eredeti és a helyesbítő számla tartalma együttesen érvényes, értendő.

Azaz: pl.

Eredeti: 100 Ft + ÁFA = 127 Ft (bruttó)

Amit számláznunk kellett volna: 110 Ft

Ekkor:

Eredeti: 100 Ft + ÁFA = 127 Ft (bruttó)

Helyesbítő:

100 Ft + ÁFA = 127 Ft (bruttó) (ez automatikusan “jön”) az eredeti számláról

-100 Ft + ÁFA = -127 Ft (bruttó) (ez automatikusan “jön”) az eredeti számláról, de (-) előjellel

10 Ft + ÁFA = 12.7 Ft (bruttó) – ezt manuálisan rögzítjük -> ez utóbbival tér el a tétel az eredetitől -> azaz nem a teljes összeget rögzítjük, csak és kizárólag a különbözetet!!!

Ha a helyesbítő számla végösszege pozitív, akkor a vásárlót többletfizetési kötelezettség terheli, ha negatív, akkor visszatérítésre jogosult.

Helyesbítő számla: Speciális eset: adatmódosítás

A helyesbítő számla végösszege nulla lesz azokban az esetekben, amikor például elírási hiba miatt megváltoztatjuk ügyfelünk címét.

És: tévhit, keveredik a sztornó számla szabályaival, de a helyesbítő számlán bármilyen adat felülírható –  1 kivétellel.

Helyesbítő számla: Speciális eset: a teljesítési dátum megváltozása

A helyesbítő számlán az egyetlen adat, amelynek felülírását a hatályos (magyar) jogszabályok nem teszik lehetővé, az a teljesítés időpontja. Ezen változtatni tilos.

Ha ezt a dátumot módosítani kell: töröljük az eredeti számlát és állítsunk ki helyette újat!

Helyesbítő számla: Hivatkozások helyesbítő számla esetén

Helyesbítő (2) és eredeti (1) – automatikus mínusz tételek egy gombnyomással

Szoftverünkben a helyesbítő számla az eredetire vonatkozik, ez a hivatkozás automatikusan hozzáadódik a helyesbítő számlához és nem távolítható el.

Továbbá a “Kapcsolt számla” mezőben a böngészőben látható a számla – mind az eredeti (amit javítunk), mind a helyesbítő (amivel az eredetit javítjuk) számlákon a másikra való hivatkozás (vagyis a helyesbítő) számlaszám az eredetin, az eredeti számla száma a helyesbítő számlán látható).

Helyesbítő számla: Pénzügyi tételek és helyesbítő és sztornó számlák: Vevői rendelések és Fuvarmegbízások

Ha fuvarmegbízásról vagy vevői rendelésről számlázunk: korábban rögzítettük a kapcsolódó pénzügyi tételeket – amelyek a számlázáskor Teljesült-ről Tény-re változtak.

Ezzel egyidejűleg a teljesített számla száma is hozzáadódik a Teljesült és a Tény pénzügyi tételekhez.

A sztornó számla elkészítésekor: ezek a tételek „felszabadulnak”: az eredeti (sztornózott) számlaszámmal hivatkozott tétel „eltűnik” a Tény állapotú pénzügyi tételek közül – és helyette újra Nincs számla lesz látható a számla szám helyén.

Így újra számlázható lesz.

Helyesbítő számlák esetén ilyenre nincs lehetőség.

Ezért ilyenkor az eredeti vevői rendelésen vagy fuvarmegbízáson szereplő tételt NEM TUDJUK (és nem is szabad) manuálisan módosítani. Helyette új tételként fel kell venni a módosító tételt is – ezt viszont helyesbítő számlára nem tudjuk “helyezni” – csak sztornóval megoldható az ilyen tételek “sorsa” (azaz ez a 2-es eset a sztornó számla esete) – mivel a rendszer a helyesbítő számla kiállításakor nem engedi hogy létező (de még ki nem számlázott) pénzügyi tételt válasszunk.