Üzleti szoftver kiválasztás – a cégednek
Ahogy bútort a nappalidba. Na jó – nem. Vagy igen?
Cégvezető vagy cégtulajdonos vagy?
Vagy “csak” egy részleget vezetsz? Eszedbe jut hogy akkor most “keresünk egy jó kis szoftvert”.
Dübörögnek a pályázatok? És: megint: szoftverre is lehet pályázni? “Keressünk egy jó kis szoftvert!”
Elsőre ez egy rém unalmas téma. Foglalkozhatnánk bármi mással – még talán a Polgári Törvénykönyv mélyelemzése is izgalmasabb ennél. De hát: nem lesz unalmas, ígérjük. Másrészt pedig ez is olyan dolog amit három ponton lehet elrontani: az elején. A közepén. Meg a végén.
És: most még úgy gondoljuk nem rakunk bele sem sematikus képeket, sem szép nős képeket – sem semmilyen képet. Olvasd el – megéri, így is. 20 év tapasztalatát raktuk bele. Milliókat, 10 és 100 milliókat spórolhatsz vele. Nem viccelünk és nem is vagyunk nagyképűek.
Tényleg.
MI IS AZ ÜZLETI SZOFTVER?
Mire jó a szoftver a cégednek? Az üzleti szoftver kiválasztás alapja
Nagyon nagyon sokféle szoftver van. Ezzel még nem mondtunk újat. A szoftvereket lehet kategorizálni. Amikor üzleti szoftver kiválasztás folyik nagyon fontos, hogy tisztán gondolkozz. Vannak helyzetek az életben amikor ez nem szükséges – a céged nem az a hely, de amikor szoftvert választasz, még inkább jó ha tisztán gondolkozol.
Ehhez kis támpont: kategorizáljunk!
Nem kell bemagolnod, és ha nem érted, írj nekünk!.
A felhőről
Elöljáróban: számít-e hogy a szoftvered felhő-e vagy sem? Igen és nem. Alapvetően Neked elsőre nem. De: ez egy külön cikk témája – szintén. De most itt nem erről fogunk írni. Csak egy kicsit.
A felhőben ugyanis nem a technológia izgalmas – nem is az hogy hol tárolják az adataidat (tudjuk, tudjuk: “Belenéz a szolgáltató!” Hát persze. Képzeld el – egész nap azzal foglalkozik hogy az adataidat nézi! Egész nap. Na jó – nem.)
A felhőben az üzleti szempont az izgalmas: a) a szolgáltató jóval nagyobb kockázatot vállal: beruház, előre: szerverbe, emberbe, szoftverbe b) a szerződés bármikor felmondható: ekkor a szolgáltató veszít: jóval többet és nagyobbat mint ha megvetted volna a licenceket c) ha a szolgáltatót feltörik – oda az üzlete, a hírneve
Miért fontosak a szoftver-kategóriák?
Mert minden kategória más- és más dologra jó. Akár – teljesen.
Mi ebben a nehézség? Az, hogy még tapasztalt szakértőknek, szakembereknek is nehéz, esetenként nagyon nehéz megmondani hogy egy adott szoftver adott feladatra használható-e.
Akkor mire jók ezek a kategóriák? Segítenek tisztán gondolkodni.
Amikor majd egymáshoz rendeled a “Mit?” és a kategóriákat – akkor ezek nagyon hasznosak lesznek.
(A “Mit?” kérdéséről alább írunk!)
Nézzük át a kategóriákat!
EZ EGY NAGYON FONTOS ÁBRA! NYOMTASD KI! RAKD EL! 🙂
Még mielőtt beleugranánk a közepébe: nézd meg az ábrát – elsőre az az “érzés” hogy minél inkább jobbra és felfelé mozgunk az ábrán – annál drágább lesz a “dolog”. Nos – ha jól csináljuk: ez nem mindig így van.
DOBOZOS SZOFTVEREK
Előnyük még mindig ugyanez: arra van amire – aztán vagy jó vagy nem. Nincs testreszabás. Kevesebb kérdés van. Kevesebb hiba-lehetőség. A szoftverfejlesztőknek is sokkal könnyebb: egy vagy több nagyságrenddel – hiszen a szoftver egy adott funkcióját alapvetően egyféle-képpen tudod használni.
A hátránya is ez: úgy működik ahogy – próbáltál már a Google-nek a Google Docs-szal vagy a Microsoftnak a Skype-pal kapcsolatban üzenni, kérni? És: mit írtak vissza? 🙂
Egy feladatra jó – dobozos: ezek olyan célszoftverek, amik úgy vannak ahogy vannak – és úgy használod ahogy kitalálták őket és pont arra amire kitalálták. Előnyük pont ez: nincs testreszabás, sokkal kevesebb kérdés van, kevés a hiba-lehetőség.
Ügyviteli – egy feladatra jó – dobozos: tipikusan a bérszámfejtő csomagok, járattervező rendszerek, standard gyártástervező rendszerek. Előnyük még mindig ugyanez: arra van amire – aztán vagy jó vagy nem.
Itt meg kell említeni hogy ezek kétféle területen lehetnek adott feladatra jók: a) adott ún. funkció-csoport kapcsán (pl. bérszámfejtés) b) adott iparági feladat kapcsán (pl. járattervezés).
Megjegyzés: mitől “ügyviteli” egy szoftver? Hát attól hogy alapvetően üzleti dolgokra használod. Gondolj arra: az Egy feldatra jó – dobozos szoftverben pl. vezethetsz (Excelben) saját (személyes) feladat-listát, a Skype-ot használhatod a barátaiddal való beszélgetésre is. Egy ügyviteli szoftverrel ilyen ritkán jut az eszedbe – számláztál már anyukádnak?
Ügyviteli – több feladatra jó – dobozos: teljes, integrált ügyviteli csomagok. Pl. Kulcs Ügyvitel.
TESTRE SZABOTT SZOFTVEREK
Ezek már fel vannak készítve arra, hogy változtass rajtuk – vagy Te vagy egy szakember. Vannak olyan csomagok amelyek ezt a végletekig viszik – és évekig kell tanulni egy-egy moduljukat hogy valaki valóban értsen hozzájuk. A cél itt az, hogy a szoftver kód változtatása nélkül valahogyan mégis úgy műkdöjön a szoftver ahogy a céged.
Ezt ugyanakkor – mivel ilyenkor is egy egy ún. paraméter értékétől függően működik így vagy úgy a szoftver – van hogy nem sikerül “szállítaniuk”: ilyenkor a legtöbb ilyen szoftverbe bekúszik az EGYEDI KÓD – ez egy rém (lásd kicsit lejjebb, miért)!
Másképpen: úgy gondold ezt el, hogy ezekben a szoftverekben sok egyedi kód van – előre megírva. Majd egy-egy ún. paraméter (pl. “van-e időelszámolás?” Igen / Nem) értékétől függően működik így vagy úgy a szoftver. A szoftver bevezetése a paraméterek beállítgatásából áll (meg abból hogy előtte meg kell érteni hogy Mit? Ki? Hogyan? – erről alább írunk – és ennek meg kell feleltetni a szoftvert).
Tehát a kategóriák ezen belül:
Egy feladatra jó – testre szabott: ezek olyan célszoftverek amiket egy feladatra pl. bérszámfejtés használsz. Pl. a Nexon, az L-Soft, Babér és a többi bérszámfejtő csomag ilyen.
Ügyviteli – több feladatra jó – testre szabott: ezek a kisebb-nagyobb integrált csomagok.
Miért fontos az, hogy integrált? Erről alább írunk! Feltételnül olvasd el – ez az egyik leginkább alábecsült dolog a gyanútlan szemlélődő (=szoftvert kiválasztó) részéről.
EGYÉB ÜZLETI SZOFTVEREK – AZÉRT MERT “EGYÉB” A NEVE, ETTŐL MÉG OLVASD EL, FONTOS!
Nagyon fontos kategória: ezek azért kerültek “külön”, mert bármelyik másik szoftverrel együtt tudnak működni.
Azt viszont fontos megjegyezni hogy ezen szoftverek alkalmazásához nagyon nagy hozzáértés kell. Látszólag “szinte mindenre” (sok mindenre) jók, de hatalmas tapasztalat és kristálytiszta gondolkodás kell ahhoz hogy eldönthető legyen hogy az adott feladatra pont ez az adott típusú szoftver alkalmas-e.
Ezért is írunk ezekről részletesen.
Munkafolyamat-kezelő (workflow): olyan szoftver, amely ismétlődő, de viszonylag gyakran változó és “hosszú”, kevésbé egységes folyamatokat tesz egységesen követhetővé és mérhetővé. Itt gondolj arra, hogy ez kb. a “kotta” – hogyan kell egy adott folyamatot végigvinni – a folyamat állapotával, hozzá kapcsolódó “dolgaival” együtt. A kis-közepes cégek ezzel tudnak nagyot nőni.
A munkafolyamat-kezelés (workflow) veszélye: ezek a szoftverek egyrészt bizonyos pontig testreszabhatóak csak – azaz ha egyedi szoftvert szeretnék workflow-val építeni – nem fog sikerülni vagy nagyon drága lesz. E mellett a workflow szoftverek ritkán állnak magukban: az ún. integrációt (más szoftverekkel való összekötést) biztosítani kell – ez pedig drágább lehet és tovább tarthat mint a folyamatok kialakítása.
A workflow kezelők és ún. tranzakcionális rendszerek közötti különbség: nagyon fontos másik terület ahol a cégek rendszeresen melléfognak: az ismétlődő, nagy mennyiségű, adott feladatra specifikus adatokat gyűjtő funkciók esetén nem szabad (tilos!) workflow menedzsment rendszert elsődleges rendszerként megpróbálni alkalmazni. Azaz pl. napi 10-100-10000 telefonhívásokat regisztrálni és az utána következő hosszú folyamatot követni – jó a workflow. De: egy mobil-szolgáltató híváskezelő központjához már kódot kell írni: ezt is le lehetne workflow menedzsment rendszerben rajzolni, de a létrejövő folyamatok egyrészt nem lennének hatékonyan futtathatóak (a világ összes szervere nem lenne hozzá elég) másrészt pedig meglehetősen nehézkes lenne vizuálisan, workflow-kal leírni azt amit ún. adatstruktúrákkal és kapcsolódó szoftver kóddal (“programozva”) el lehet készíteni. Az utóbbi az ún. “tranzakcionális” világ – itt egy-egy tranzakciót specializált szoftver kód (és nem pedig általános workflow management szoftver) kezel.
Projektek: egyedi, de valamilyen okból külön kezelendő, célhoz kötött projekteket kezelő szoftver. Azért vettük külön, mert számos cég működik projekt alapon (is) – úgy hogy nem is tudják. A projektek külön tervezendők, mérendők, irányítandók – de mégis számtalan ponton kapcsolódnak a cég többi részéhez.
A projektkezelő rendszerek hátránya bújhat ki a zsákból ha arra is projekteket próbálunk erőltetni amire nem valók: pl. egyes cégeknél a projektekhez egyben folyamatok (workflow-k – lásd az előző pontot) kapcsolódnak: ezek alapja ugyan projekt, de munkafolyamatokat kell kezelni ismétlődő módon a projektekkel párhuzamosan. Ilyenkor a megoldás nem feltétlenül egy projektkezelő rendszer hanem workflow kezelő rendszer bevezetése lehet.
MIS / Adattárház: a vezetők egy része ismeri – egy része pedig egyáltalán nem. Itt a lényeg, hogy adatokat gyűjtsenek egy adott területről vagy a cég egészéről és tegyék azokat úgy elemezhetővé hogy az adatok elemzésre készen állnak. Ez annak aki még nem látott belülről szoftvert, triviálisnak tűnhet de nem az. Gondoljunk csak arra, hogy pl. egy címet összekötni egy adott partnerrel és távolságot számítani két cím között nem biztos hogy könnyen elvégezhető. Ezek a szoftverek “emésztik” meg az adatokat, végzik el azokat a számításokat amelyeket az “alattuk” található többi rendszer nem végez el.
A MIS / adattárház nehézsége ott van, hogy nehezen elképzelhető egy informatikához hozzá nem értő számára, hogy egyáltalán mi is ez. Gondoljunk erre úgy, hogy ha rendszeresen kérdeznék tőlünk ugyanazt a számítás-sort, akkor azt mi is inkább egy idő után előkészítenénk egy külön helyre – “ha mindig ezt kéred, és tudom hogy mindig így számolom ki: akkor veszem az adatokat és a számítás módot és jól elrakom az eredményt is: ha legközelebb kéred, majd előveszem“.
A MIS / adattárház és a tranzakcionális rendszerek “összeveszése”: előfordul hogy ugyanaz a szoftver végez elemzéseket és tárolja a napi tranzakciókat – ez elsőre az üzlet számára nem “fáj”. Ugyanakkor ezek az ún. használati módok van hogy jól összevesznek – mint az azonos tálból evő kutyák: ha a szervert és ami benne van egyszerre “támadják” azok a felhasználók akik egy-egy adott visznek fel vagy kérdeznek le és azok akik éppen egy teljes évet (vagy: képzeljük el több teljes évet!!! Tragédia! :)) akkor ők összeveszhetnek a szerveren, a nélkül hogy tudnának róla: ez már kissé túl technikai lesz, de a megértéshez lényegi: a szerverben a legértékesebb erőforrás a számítást végző processzoron kívül a memória: ebből mindig KEVÉS van mert relatívan drágább mint a tartós tárolásra kialakított “helyek” a szerveren: amely adat itt van tárolva ezért folyamatosan versenyzik (“veszekszik”) a többi, ugyanezért az értékes helyért ácsingózó adattal. És akkor most képzeljük el hogy egy vezető kitalálja hogy “most akkor kérdezzünk le egy teljes évet” – ami történik: ezek az adatok amelyeket a “főnök” kér: kisöprik a memóriából az összes többi adatot. Utána jön kedvencünk: Gizi: aki éppen számlát keres vagy rögzít – és ehhez partner-adatokat kérdez le. És mit vesz észre: “LASSÚ!!! MÁR MEGINT LASSÚ!!!”. Na hát ezért szükségesek külön adattárházi rendszerek.
FONTOS! A RÉM! (igen, ezt mi viccesnek tartjuk, így felhívni a figyelmet valami fontosra)
Cégek belüli adatmegosztás (“interfészek”): kevésbé ismert és szembetűnő kategória de ha annyit mondunk róla, ami minden cégvezetőt érdekelni fog, akkor gyorsan érdekessé válik: ez DRÁGA! NAGYON DRÁGA! Miért?
Az interfészek azért drágák mert hacsak nem két már előtte összekötött dobozos szoftvert kapcsolunk össze – mindig kell hozzá gondolkodás, egyedi szoftver-fejlesztés és rengeteg tesztelés. És: ezek a rendszerek közötti kapcsolatok tipikusan azok amelyeket a legjobban hozzáértő informatikusok szoktak kitalálni és megvalósítani. Őket hívják ún. architect-nek: építész-nek. Nem nagyképű elnevezés: tényleg ők találják ki hogy melyik szoftver melyik adatot írhatja, olvashatja. Ez mint cégvezetőt, cégtulajdonost nem kéne, hogy érdekeljen – pedig kötelező.
Az interfészek titka: az interfészekben adatokat alakítanak át – nem a gonosz manók – hanem az informatikusok: ha nem kérdeznek meg Téged egy-egy interfészről, könnyen lehet hogy ott adat veszik el vagy úgy kerül átalakításra hogy az Neked “nem jó”. Pl. egy pénzügyi tétel főkönyvi szám fordítást ha a programozó vagy az architect szimpla lustaságból nem ellenőriztet az üzlettel – akkor bizony lényegi információk veszhetnek el.
Az interfészek még féltettebb és biztosan ijesztő titka hogy rendszeresen karban kell őket tartani: a szoftverek bizony változnak – ha bármelyi szoftver – az interfész két végén – változik akkor “utána kell húzni”. Tudnánk mesélni…a bejelentkező lapunkon található Google bejelentkezés (Login with Google) pl. a cikk írásának időpontjában nem működik: ez is egy ún. API-n (az interfészek újabb kori neve) kommunikál a Google-lel. Amikor a Google úgy gondolja – átír valamit ezen a módszeren. Nekünk természetesen nem szól. A felhasználó annyit lát hogy “nem működik”.
Az architek-tek feladata még hogy kérdezzenek és megértsék az üzleti folyamatot ahhoz hogy jó interfészt tervezzenek: ez egy újabb “ijesztő” dolog. Éltek még? Vagy már halálra rémültetek?!? Interfészt nem lehet jól tervezni – az üzleti folyamat ismerete nélkül.
Mindezek miatt egyetlen interfész kialakítása simán több napos mutatvány – egy egyszerűbbé is – és utána az informatikusok folyamatos felügyeletét igényli.
És: belegondoltatok mi történik ha elromlik? Na melyik szoftverfejlesztőtök tudja kivizsgálni, hogy mi történt? Hát persze hogy a legjobbak! És mivel 2 rendszer közötti kapcsolatról van szó: ezért aztán beszélgethetsz két céggel, hogy ki is a “bűnös”.
Cégek közötti adatmegosztás (“cégek közötti interfészek”): ha el tudjátok röviden képzelni hogy cégen belül milyen interfészeket tervezni, építeni és üzemeltetni – akkor ezt szorozzátok be “sokkal”.
A cégek közötti interfészek esetén a problémák még inkább előjönnek, nehezebb tervezni (itt már a 2 cég “tudósai” kell hogy összeüljenek” és ha nem működik: sok sikert a megoldáshoz.
Itt egy rövid sztori: amikor a Zwack Unicum vezérigazgatója, a Waberer’s vezérigazgatója és tulajdonosa, az SAP Magyarország ügyvezetője és a cikk szerzője ültek egy szobában még van 8 másik emberrel és hosszassan beszélgettek arról hogy kb. 8 hónap után (+1 hónap és megvan a gyerek!) hogyan működjön végre a Waberer’s és a Zwack közötti menedzselt logisztikai megoldás ahol SAP-nak kellett “néhány” adatot valós időben átadni. Egyetlen megjegyzés ehhez: a projekt nem volt sem olcsó, sem gyors.
FONTOS! Most tarts kávészünetet. Lazíts. Gondolj másra. Facebook-ozz. Index. Bármi. Mert fontos dolog következik.
Mindezeket elolvasva most már ugye érted valamennyire hogy miért fontos 2 dolog:
–az integrált rendszer: amikor csak teheted, használj integrált rendszert: ezek a rendszerek “saját magukkal beszélgetnek”: kevésbé romlik el ez a fajta kapcsolat, nem kell Neked kitalálni hogy működjön és mindezek miatt sokkal olcsóbb. Megspórolod vele az ún. integrációt.
–a fővállalkozó: kell hogy legyen valaki aki “elviszi a balhét”: ne sajnáld rá a pénzt! Ez lehet a saját informatikusod is – ha valóban számon tudod kérni 🙂
+1: az olyan integrált rendszer ami több cég együttműködését is lehetővé teszi: mi nem sok ilyenről tudunk: a 10xONE ilyen. Alapból: több cég között tudsz egyetlen kattintással szinte bármilyen adatot megosztani. Külön jogosultságokkal. Villámgyorsan. Áttekinthetően. A legdurvább dolgot csináltuk meg Neked. Most már érted miért ilyen izgalmas ez? És: miért jó?!? Bármelyik partnereddel együtt dolgozhatsz a szoftverünkkel – mint ha egy cégben ülnétek. Sőt: az egyéb funkciókat – workflow, projektek, lekérdezések (adattárház/MIS) is többcégesre írtuk. Alapból. Örülsz? Még nem? Kellene. Nagyon!
AI: mesterséges intelligencia: az új “csoda” – ez önmagában egy igen tág kategória: itt a beszédből-szöveg, szövegből-beszéd, chatbot-ok, öntanuló algoritmusok, robotikus folyamat-automatizálás (RPA: robotic process automation), képfelismerés juthatnak eszünkbe. Mindegyik önmagában kevésbé értékes üzleti szemmel – hacsak valamilyen további alkalmazással nincsen összekötve. Ez egy teljesen külön terület – majd írunk róla egy külön cikket.
Illetve: dolgozunk rajta már, hogy a 10xONE-ban is legyen belőle – értelmesen, integráltan, minél több.
ÚJ GENERÁCIÓS ÜZLETI SZOFTVEREK
Rejtélyesen hangzik de nem az: ezek olyan szoftverek amelyek valamely módon újat nyújtanak: nem (csak) paramétereken, hanem ábrákon keresztül változtathatóak vagy értenek abból amit mondasz nekik (a videót nehogy megnézd, mert életveszélyes! Mintapélda lesz még arra, hogyan ne mutassunk be szoftvert:)).
Ezek a szoftverek azért lehetnek értékesek Számodra, mert azt a paradigmát törik meg, hogy minél inkább testre szabott, minél inkább egyedi a szoftver, a szolgáltatás – annál lassabb és drágább bevezetni.
Hogyan lehetséges ez? A készítőiknek volt idejük elgondolkodni azokon a “leckéken” amelyeket az elmúlt 30-50 évben az előző generációs ügyviteli szoftverekkel szereztek. Tanulni sohasem késő.
A 10xONE pl. egyszerre kezel projekteket – teljesen projekt alapú – munkafolyamatokat (workflow alapú is), vizuálisan változtatható és mellé a hagyományos integrált ügyviteli funkciókat is kombinálja. Mindezt ún. megoldásokba csomagolva – hogy azonnal bevezethető legyen, legyen kész sablon.
Ez miért is izgalmas? Merthogy az. Lehet hogy a végén még ez egy izgalmas cikk lesz?
Mert az Egyéb szoftverek mára a céges szoftver-eszköztár alap-elemeivé váltak. Azaz: ha Neked nincs, de a versenytársadnak van – lemaradsz. És: az Egyéb szoftverekért egyrészt ugyanúgy külön kell pénzt fizetned. Másrészt ezek az Egyéb szoftverek – ugye emlékszel még mik ezek? – ugyanúgy akkor tudnak jól működni ha integrálod őket a cég többi szoftverével.
Namármost – mit is írtunk az integrációról fentebb? Hát nem sok jót. Azaz ha ezeket az Egyéb szoftvereket megveszed – külön – akkor megintcsak pörög az óra – és az eurók, dollárok vagy forintok.
Mi ezt az egész hajcihőt (és a pénzt meg az időt is) spóroljuk meg Neked.
Ez pedig nem kevés – nagyon nem az.
Jelenleg 1200 funkciónál tartunk – a fentiek közül egyedül az AI (mesterséges intelligencia) hiányzik a szoftverünkből. Minden mást megkapsz egyben. Most már megvan hogy miért is
10x ONE
a szoftverünk neve? Ten-times-one. Tízszer több – egyben. Egyetlen árért.
