A legnagyobb tévhitek az ERP rendszerekről – amik milliókba vagy tízmilliókba kerülnek a cégnek

Miért kerülnek milliókba a rossz döntések – hogyan kerülheted el őket?

Az ERP, azaz Enterprise Resource Planning rendszerek a vállalati digitalizáció szent gráljai – vagy legalábbis így gondolják sokan. Azt remélik, hogy ha vesznek egy „ERP-t”, az majd mindent megold: a raktározástól a könyvelésen át az ügyfélszolgálatig. A valóság azonban ennél sokkal árnyaltabb – és ha nem vagyunk tisztában a leggyakoribb tévhitekkel, az ERP nemhogy segít, hanem akár hosszú évekre visszavetheti a cég működését.

Tévhit #1: „Az ERP bevezetés egy informatikai projekt.”

Ez a leggyakoribb és legdrágább félreértés. Az ERP nem csupán egy új szoftver telepítése – hanem a teljes vállalati működés szervezése, vagy jobb esetben újragondolása, újraszervezése.

A projekt valójában nem az informatikáról szól, hanem a folyamatokról, felelősségi körökről, döntési mechanizmusokról – és ezekben minden részleg érintett. Ha a vezetőség ezt nem ismeri fel, akkor egy technológiai projektnek álcázott valamit vesznek, ami kudarcra lesz ítélve a kezdetektől.

Tévhit #2: „A rendszer majd alkalmazkodik hozzánk.”

Az ERP-k logikája a sztenderdizáláson alapul. A legtöbb bevezetési kudarc abból fakad, hogy a cégek ragaszkodnak a régi, nem hatékony működéshez, és azt próbálják beleerőszakolni a rendszerbe.

Ehelyett a kérdés az: képes-e a szervezet a szabványosított, letisztult működési modellhez alkalmazkodni? Ha nem, akkor vagy a rendszer borul – vagy a költségvetés.

Kivétel ez alól a nagyon rugalmas rendszerek vagy az egyedi szoftverek. A nagyon rugalmas ERP azt jelenti, hogy a szoftver 80-90%-ig képes a szervezethez igazodni. Az egyedi fejlesztés drágább, hosszabb távon is fenn kell tartani, de cserébe 100%-ig azt kapjuk – jó esetben –, amit mi szeretnénk.

A 10xONE egy ilyen nagyon rugalmas rendszer.

Tévhit #3: „A drágább ERP mindig jobb.”

Egy több tízmilliós rendszer önmagában nem garancia semmire – különösen, ha a vállalat igényeihez túlméretezett vagy funkcionálisan felesleges.

Az ERP kiválasztása nem presztízskérdés, hanem üzleti illeszkedés kérdése. Egy jól felmért, a céghez méretben igazodó, elemekből összerakható megoldás többet ér, mint egy túlkomplikált, nemzetközi óriásplatform.

Senki nem költözik 3000 fős irodaházba és fizeti a bérleti díját, ha egyébként csak 30 vagy 50 alkalmazottja van.

Tévhit #4: „Bevezetés után minden menni fog magától.”

A rendszer élesítése csak a kezdet. A valódi munka utána kezdődik: oktatás, finomhangolás, hibajavítás, adatminőség-kezelés, visszacsatolás.

Az ERP nem önvezető autó – hanem egy nagy teljesítményű gép, amit tanulni kell használni.

Itt is sokat számít, hogy olyan-e a szoftver, mint a 10xONE, ahol a teljes felhasználói felület az egyszerűséget célozza – gyakorlatilag, aki Facebookot vagy Instagramot tud használni, a szoftvert is tudja.

Másik bökkenő: ha nincs megfelelő üzemeltetési és fejlesztési stratégia, a rendszer elavul vagy kiüresedik. Ha ezt nem követjük le, akkor olyan, mintha vennénk egy sportautót – majd hagynánk berozsdásodni.

Tévhit #5: „A felhasználók majd megtanulják, ha muszáj.”

Nem, nem fogják. Az ERP-k sikerének kulcsa a felhasználói élmény és a belső vezetői elköteleződés.

Ha a rendszer bonyolult, nehezen érthető, vagy a felhasználó nem látja a hasznát, akkor ellenállás, kerülőutak és rejtett Excel-mátrixok fogják uralni a terepet.

Ezért kommunikációs és oktatási stratégia nélkül elindulni olyan, mint sisak nélkül motorozni.

Itt is sokat számít, hogy olyan-e a szoftver, mint a 10xONE.

Összefoglalva: hogyan gondolkodj jól az ERP-ről?

• ERP = szervezeti kultúra: Ne szoftvert vezess be, hanem működésmódot.
• Kicsiben kezdd, de tervezetten: Elemenként, de hosszú távú vízió mentén.
• Válassz rugalmas rendszert: Mint a 10xONE, ha nem akarsz teljesen standardot.
• Válassz érthető, azonnal használható rendszert: Hogy ne kelljen mindent elölről kezdeni új kollégáknál.
• Mérj, tanulj, fejlessz: Az ERP legyen élő rendszer, ne egyszeri beruházás. A 10xONE például hetente ad ki új verziót.

Az ERP lehet a vállalatod digitális gerince – de csak akkor, ha józanul, stratégiával és valódi üzleti célok mentén vezeted be. Ellenkező esetben csak egy újabb, drága rendszer lesz, amit mindenki megkerül.