HOGYAN VIHETJÜK CSŐDBE BIZTOSAN A CÉGÜNKET?

Ezt a cikket nem írtuk volna meg csak ezért a kérdésért – mert ebben úgy gondoljuk rengeteg “legjobb példa” létezik.

Mi vállalatirányítási szoftver szolgáltató vagyunk. Ezért mi arról szeretnénk írni – amit mi látunk, ismerünk: rengeteg szoftver bevezetési projektet láttunk már – ezek egy része kudarc.

Ha rosszul választ szoftvert a cég: bizony csődbe is mehet. De hogy jobban nem fog működni – az biztos. Nem fogunk iparági példákat hozni, ezzel lejáratva a versenytársakat – de: ami a fontos: ahogy a személyes életben a rák vagy a válás – ezek kapcsán is úgy gondolhatjuk: a rossz szoftver-választás is mindig mással fordul csak elő.

HOGYAN VIHETJÜK CSŐDBE EGY ROSSZUL KIVÁLASZOTT SZOFTVERREL? ÉS HOGYAN KERÜLHETJÜK EL EZT? – ÖSSZEFOGLALÓ

Ha cégvezető, cégtulajdonos olvassa éppen ezt a cikket – és kevés az idő: készítettünk egy bevezetőt – ez itt kb. 3 perc alatt elolvasható.

Kezdjük azzal: hogy mitől mehet csődbe, vagy működhet rosszabbul egy cég egy szoftvertől?

A titok a szoftver bevezetését követő nem megfelelő cég-működésben és / vagy információ-szolgáltatásban valamint a szoftver alkalmazkodási képességében (hívják ezt még rugalmasságnak is) rejlik.

Mit is jelent ez?

1 – A nem megfelel működés azt jelenti, hogy a cégnek van egy olyan versenyelőnye – amitől eddig a cég nyereséget termelt. Ha ezzel a cég nem volt tisztában – és bevezet egy “standard” szoftvert ami pont ezt a versenyelőnyt szünteti meg, ahogyan a cég eddig működött: bizony ott vége a cégnek. Azaz: nem szabad minden területre standard szoftvert bevezetni.

 

2 – A nem megfelelő információ-szolgáltatás pedig azt jelenti, hogy a cégnek olyan nyereség-számítási módszere van (ha van), amit szintén lehet hogy nem írt le. Vagy esetleg: ha nem volt eddig ilyen: tud-e olyat hozni a cégnek, ami valóban jó. Ha ezt másképpen értelmezi a cég mint a szoftver: ott is vége a cégnek. Ha nem “jó” az a számítási módszer amit a cégbe hoz a szoftver: csőd, de minimum elvesztegetett évek lesz az eredménye.

 

3 – A szoftver rugalmassága pedig azt jelenti, hogy mennyire képes lekövetni a fenti kettőt: a cég-működést és a cég eredmény (nyereség) számítási modelljét. Adj’ Isten mennyire képes javítani ezeket.

És itt lassítsunk egy kicsit: itt, a bevezetőben – és egyben vezetői összefoglalóban – még néhány fogalmat meg kell említeni.

A vállalatirányítási szoftverek kategóriái – 1 – Dobozos szoftver: olyan szoftver amit minimálisan vagy semennyire nem lehet a cégre szabni. Gondoljunk itt a ma kapható járművekre: rendelhetünk bele extrákat, a színét kiválaszthatjuk, de nem lesz alapvetően más autónk.

 

A vállalatirányítási szoftverek kategóriái – 2 – Testre szabott szoftver: ennek két fajtája van:

 

a) csak beállításokkal testreszabható, avagy “fél-dobozos” szoftver: itt vannak valamilyen “izék” amiket a szoftvert bevezető cég állítgat – de amúgy jelentősen a szoftver nem tud a céghez idomulni. Nem véletlenül nevezzük fél-dobozosnak: ez valójában dobozos szoftver, csak elad mellé a szállító egy kis tanácsadást.

 

b) jelentősen változtatható szoftver: itt akár kóddal akár más módszerekkel (ez utóbbiban vezető a 10xONE) a szoftver akár jelentősen is változtatható

Az első életveszélyes döntés az, hogy az ár alapján döntünk: jön a (fél-)dobozos szoftver-szállító aki teljesen pontosan tudja, hogy a szoftvere mire képes – és mire nem. De ez utóbbit nem fogja az orrunkra kötni. Ha kellően magabiztos értékesítővel találjuk magunkat szemben – máris aláírtuk a szerződést. És: innentől csak idő kérdése, hogy kiderüljön majd: amit vettünk az nem az, ami a cégünknek jó. Van, hogy csak a cégjegyzékben egy új bejegyzés után derül ez ki. Amikor már késő.

Miért az ár az egyik meghatározó tényező, amiből sok minden kiderülhet?

Mert egy (fél-)dobozos szoftver szállítónak a szoftverben nincs sok “döntése” – valójában egy standard bevezetést végez, kaptafa alapján. Ez van akinek jó. Akinek nincs versenyelőnye, vagy olyan a versenyelőnye, hogy a szoftver nem “öli” azt meg, és a nyereségszámítási modelljét is támogatja: jöhet a (fél)dobozos szoftver!

Akinek nem – annak viszont: életveszély.

Ami mindenképpen kell egy szoftver-választáshoz, még előtte:

Ami kell a szoftver-választáshoz – 1: tudjuk, hogy mitől működik vagy fog működni a cég – ezt hívják másképpen versenyelőnynek: mi az amiben másképpen csinálunk valamit mint mások. Ne kerüljük meg ezt a kérdést. Írjuk le – hogy később ne gondoljuk másképp. Az emberi elme varázslatos. Képes másképpen emlékezni – ha új információt kap.

 

Ami kell a szoftver-választáshoz – 2: tudjuk, hogyan mérjük a nyereségességet. Egyszerűnek, már-már triviálisnak tűnik, de ha azt gondoljuk, hogy azért nem tudjuk jelenleg mérni, mert nincs adatunk, de egyébként tudnánk: vegyünk elő egy egyszerű Excel táblát és egyetlen értékesített termékre vonatkozóan állítsuk össze azt, hogyan számítjuk a nyereségességét.

 

Ami kell a szoftver-választáshoz – 3: tudjuk, hogy hova akarunk jutni a céggel 5 és 10 év múlva. Nem kell pontosan, de legalább kb. elképzelésünknek kell, hogy legyen. Mert a cég változni fog – a kérdés, hogy a szoftver képes-e követni.

Igen: ezek egyike sem informatikai feladat. Viszont: kötelező. Ezek nélkül ne fogjunk hozzá!

Ennyi a vezetői összefoglaló. Akkor nem érdemes tovább-olvasni? De. A cikk arról szól, hogy hogyan kerüljük el ezeket. Illetve: hogy tudjuk, hogy mit és miért választunk. És: nem – nem az informatikus dolga a vállalatirányítási szoftver kiválasztása. Nem csak az övé. Menedzsment döntés kell, hogy legyen.

AKKOR: HOGYAN VÁLASZTUNK SZOFTVERT?

Ahogy bútort a nappalidba. Vagy ahogy a következő autódat. Na jó – nem. Vagy igen?

Cégvezető vagy cégtulajdonos vagy?

Vagy “csak” egy részleget vezetsz? Eszedbe jutott már valaha, hogy akkor most “keresünk egy jó kis szoftvert”?

Felhívott az xy cég értékesítője? Akik “az első számú, legtöbbet választott szoftvert” adják Neked?

Dübörögnek a pályázatok? És: megint: szoftverre is lehet pályázni? “Vegyünk egy jó kis szoftvert!”

Újra: mi múlik a megfelelő szoftver-választáson? A céged sorsa. Nem viccelünk. És: nem, nem nagy szavak.

Lényegi téma. Nem lehet unalmas. Mivel ritkán csináljuk, nem ismerjük. Pedig ez is olyan dolog amit három ponton lehet elrontani: az elején. A közepén. Meg a végén.

Mert nem minden szoftver pont olyan – ami a cégednek való. A szoftverek nem csak a nevükben különböznek.

Tényleg.

HOGYAN VESZ AZ EMBER AUTÓT VAGY BÚTORT A NAPPALIBA?

Minél inkább cégvezető az ember, annál inkább fontos – a másik véleménye.

Mert hát – ha Józsinak is Teslája van, mert most az a trendi, akkor nekem is az kell. Persze kicsit drágább, mint az övé.

Illetve: ha felhív valaki a merci szalonból, hogy akció van, csak most – visszük is. Ha az értékesítő ugrik, és már jön is – jól esik.

A szoftverrel sincs ez másképpen: a rámenős értékesítő és az ismerősök ereje – meghatározó. Emberek vagyunk.

A szoftverhez meg különben sem értünk. Az az informatikusok területe.

Hol van ezzel a probléma?

KEZDJÜK AZ ELEJÉRŐL: MI IS AZ ÜGYVITELI SZOFTVER?

Miért veszünk ügyviteli, vállalatirányítási szoftvert?

Hát hogy nyereségesen növekedjünk. Hogy elérjük a célokat. Ha van.

Viszont: ahogy bármi mással – ide értve a munkatársakat is, akiket felveszünk – a szoftvert sem 1-2 évre vesszük. Hosszabb időre döntünk, mint az autóddal – minimum 10 évre.

Mit gondolunk, hogy jósnak kell lennünk? Ki tudja mi történik 10 év alatt?!?  Nos: ez most nehéz lesz, de elég ha arra gondolunk, mikor cseréltünk szoftvert utoljára.

Régen.

Ahhoz, hogy egy cég nyereségesen növekedjen, minimum 5 de inkább 10 évre előre kell olyan eszközöket választania, amik majd a “későbbi önmagukat” is kiszolgálják.

Mire jó az ügyviteli, vállalatirányítási szoftver a cégednek?

Kezdjük ezzel. Minél “feljebb” haladunk annál nehezebb az adott terület, téma:

Adatbevitel – ez a legegyszerűbb. Nem magyarázzuk. Egyszer kelljen bevinni adatot. Ne többször ugyanazt

Automatizáció: olyan dolgot is végezzen el a gép, amit eddig az ember végzett.

Adatmegosztás: más cégekkel vagy szoftverekkel is osszunk meg adatot, ne kelljen leveleket küldeni

Információ: ez a legfontosabb: úgy és olyan adatokat tároljon és ebből új adatokat számoljon, ami alapján JÓL döntök. A legnehezebb.

Az ügyviteli, vállalatirányítási szoftver kiválasztás alapja

Az alapja nagyon egyszerű.

Nagyon nagyon sokféle szoftver van. Ezzel még nem mondtunk újat. A szoftvereket lehet kategorizálni. Amikor üzleti szoftver kiválasztás folyik nagyon fontos, hogy tisztán gondolkozz. Vannak helyzetek az életben amikor ez nem szükséges – a céged nem az a hely, de amikor szoftvert választasz, még inkább jó ha tisztán gondolkozol.

Ehhez kis támpont: kategorizáljunk!

Nem kell bemagolnod, és ha nem érted, írj nekünk!.

A felhőről

Elöljáróban: számít-e hogy a szoftvered felhő-e vagy sem? Igen és nem. Alapvetően Neked elsőre nem. De: ez egy külön cikk témája – szintén. De most itt nem erről fogunk írni. Csak egy kicsit.

A felhőben ugyanis nem a technológia izgalmas – nem is az hogy hol tárolják az adataidat (tudjuk, tudjuk: “Belenéz a szolgáltató!” Hát persze. Képzeld el – egész nap azzal foglalkozik hogy az adataidat nézi! Egész nap. Na jó – nem.)

A felhőben az üzleti szempont az izgalmas: a) a szolgáltató jóval nagyobb kockázatot vállal: beruház, előre: szerverbe, emberbe, szoftverbe b) a szerződés bármikor felmondható: ekkor a szolgáltató veszít: jóval többet és nagyobbat mint ha megvetted volna a licenceket c) ha a szolgáltatót feltörik – oda az üzlete, a hírneve

Miért fontosak a szoftver-kategóriák?

Mert minden kategória más- és más dologra jó. Akár – teljesen.

Mi ebben a nehézség? Az, hogy még tapasztalt szakértőknek, szakembereknek is nehéz, esetenként nagyon nehéz megmondani hogy egy adott szoftver adott feladatra használható-e.

Akkor mire jók ezek a kategóriák? Segítenek tisztán gondolkodni.

Amikor majd egymáshoz rendeled a “Mit?” és a kategóriákat – akkor ezek nagyon hasznosak lesznek.

(A “Mit?” kérdéséről alább írunk!)

Nézzük át a kategóriákat!

EZ EGY NAGYON FONTOS ÁBRA! NYOMTASD KI! RAKD EL! 🙂

Még mielőtt beleugranánk a közepébe: nézd meg az ábrát – elsőre az az “érzés” hogy minél inkább jobbra és felfelé mozgunk az ábrán – annál drágább lesz a “dolog”. Nos – ha jól csináljuk: ez nem mindig így van.

DOBOZOS SZOFTVEREK

Előnyük még mindig ugyanez: arra van amire – aztán vagy jó vagy nem. Nincs testreszabás. Kevesebb kérdés van. Kevesebb hiba-lehetőség. A szoftverfejlesztőknek is sokkal könnyebb: egy vagy több nagyságrenddel – hiszen a szoftver egy adott funkcióját alapvetően egyféle-képpen tudod használni.

A hátránya is ez: úgy működik ahogy – próbáltál már a Google-nek a Google Docs-szal vagy a Microsoftnak a Skype-pal kapcsolatban üzenni, kérni? És: mit írtak vissza? 🙂

Egy feladatra jó – dobozos: ezek olyan célszoftverek, amik úgy vannak ahogy vannak – és úgy használod ahogy kitalálták őket és pont arra amire kitalálták. Előnyük pont ez: nincs testreszabás, sokkal kevesebb kérdés van, kevés a hiba-lehetőség.

Ügyviteli – egy feladatra jó – dobozos: tipikusan a bérszámfejtő csomagok, járattervező rendszerek, standard gyártástervező rendszerek. Előnyük még mindig ugyanez: arra van amire – aztán vagy jó vagy nem.

Itt meg kell említeni hogy ezek kétféle területen lehetnek adott feladatra jók: a) adott ún. funkció-csoport kapcsán (pl. bérszámfejtés) b) adott iparági feladat kapcsán (pl. járattervezés).

Megjegyzés: mitől “ügyviteli” egy szoftver? Hát attól hogy alapvetően üzleti dolgokra használod. Gondolj arra: az Egy feldatra jó – dobozos szoftverben pl. vezethetsz (Excelben) saját (személyes) feladat-listát, a Skype-ot használhatod a barátaiddal való beszélgetésre is. Egy ügyviteli szoftverrel ilyen ritkán jut az eszedbe – számláztál már anyukádnak?

Ügyviteli – több feladatra jó – dobozos: teljes, integrált ügyviteli csomagok. Pl. Kulcs Ügyvitel.

TESTRE SZABOTT SZOFTVEREK

Ezek már fel vannak készítve arra, hogy változtass rajtuk – vagy Te vagy egy szakember. Vannak olyan csomagok amelyek ezt a végletekig viszik – és évekig kell tanulni egy-egy moduljukat hogy valaki valóban értsen hozzájuk. A cél itt az, hogy a szoftver kód változtatása nélkül valahogyan mégis úgy műkdöjön a szoftver ahogy a céged.

Ezt ugyanakkor – mivel ilyenkor is egy egy ún. paraméter értékétől függően működik így vagy úgy a szoftver – van hogy nem sikerül “szállítaniuk”: ilyenkor a legtöbb ilyen szoftverbe bekúszik az EGYEDI KÓD – ez egy rém (lásd kicsit lejjebb, miért)!

Másképpen: úgy gondold ezt el, hogy ezekben a szoftverekben sok egyedi kód van – előre megírva. Majd egy-egy ún. paraméter (pl. “van-e időelszámolás?” Igen / Nem) értékétől függően működik így vagy úgy a szoftver. A szoftver bevezetése a paraméterek beállítgatásából áll (meg abból hogy előtte meg kell érteni hogy Mit? Ki? Hogyan? – erről alább írunk – és ennek meg kell feleltetni a szoftvert).

Tehát a kategóriák ezen belül:

Egy feladatra jó – testre szabott: ezek olyan célszoftverek amiket egy feladatra pl. bérszámfejtés használsz. Pl. a Nexon, az L-Soft, Babér és a többi bérszámfejtő csomag ilyen.

Ügyviteli – több feladatra jó – testre szabott: ezek a kisebb-nagyobb integrált csomagok.

Miért fontos az, hogy integrált? Erről alább írunk! Feltételnül olvasd el – ez az egyik leginkább alábecsült dolog a gyanútlan szemlélődő (=szoftvert kiválasztó) részéről.

EGYÉB ÜZLETI SZOFTVEREK – AZÉRT MERT “EGYÉB” A NEVE, ETTŐL MÉG OLVASD EL, FONTOS!

Nagyon fontos kategória: ezek azért kerültek “külön”, mert bármelyik másik szoftverrel együtt tudnak működni.

Azt viszont fontos megjegyezni hogy ezen szoftverek alkalmazásához nagyon nagy hozzáértés kell. Látszólag “szinte mindenre” (sok mindenre) jók, de hatalmas tapasztalat és kristálytiszta gondolkodás kell ahhoz hogy eldönthető legyen hogy az adott feladatra pont ez az adott típusú szoftver alkalmas-e.

Ezért is írunk ezekről részletesen.

Munkafolyamat-kezelő (workflow): olyan szoftver, amely ismétlődő, de viszonylag gyakran változó és “hosszú”, kevésbé egységes folyamatokat tesz egységesen követhetővé és mérhetővé. Itt gondolj arra, hogy ez kb. a “kotta” – hogyan kell egy adott folyamatot végigvinni – a folyamat állapotával, hozzá kapcsolódó “dolgaival” együtt. A kis-közepes cégek ezzel tudnak nagyot nőni.

A munkafolyamat-kezelés (workflow) veszélye: ezek a szoftverek egyrészt bizonyos pontig testreszabhatók csak – azaz ha egyedi szoftvert szeretnék workflow-val építeni – nem fog sikerülni vagy nagyon drága lesz. E mellett a workflow szoftverek ritkán állnak magukban: az ún. integrációt (más szoftverekkel való összekötést) biztosítani kell – ez pedig drágább lehet és tovább tarthat mint a folyamatok kialakítása.

A workflow kezelők és ún. tranzakcionális rendszerek közötti különbség: nagyon fontos másik terület ahol a cégek rendszeresen melléfognak: az ismétlődő, nagy mennyiségű, adott feladatra specifikus adatokat gyűjtő funkciók esetén nem szabad (tilos!) workflow menedzsment rendszert elsődleges rendszerként megpróbálni alkalmazni. Azaz pl. napi 10-100-10000 telefonhívásokat regisztrálni és az utána következő hosszú folyamatot követni – jó a workflow. De: egy mobil-szolgáltató híváskezelő központjához már kódot kell írni: ezt is le lehetne workflow menedzsment rendszerben rajzolni, de a létrejövő folyamatok egyrészt nem lennének hatékonyan futtathatóak (a világ összes szervere nem lenne hozzá elég) másrészt pedig meglehetősen nehézkes lenne vizuálisan, workflow-kal leírni azt amit ún. adatstruktúrákkal és kapcsolódó szoftver kóddal (“programozva”) el lehet készíteni. Az utóbbi az ún. “tranzakcionális” világ – itt egy-egy tranzakciót specializált szoftver kód (és nem pedig általános workflow management szoftver) kezel.

Projektek: egyedi, de valamilyen okból külön kezelendő, célhoz kötött projekteket kezelő szoftver. Azért vettük külön, mert számos cég működik projekt alapon (is) – úgy hogy nem is tudják. A projektek külön tervezendők, mérendők, irányítandók – de mégis számtalan ponton kapcsolódnak a cég többi részéhez.

A projektkezelő rendszerek hátránya bújhat ki a zsákból ha arra is projekteket próbálunk erőltetni amire nem valók: pl. egyes cégeknél a projektekhez egyben folyamatok (workflow-k – lásd az előző pontot) kapcsolódnak: ezek alapja ugyan projekt, de munkafolyamatokat kell kezelni ismétlődő módon a projektekkel párhuzamosan. Ilyenkor a megoldás nem feltétlenül egy projektkezelő rendszer hanem workflow kezelő rendszer bevezetése lehet.

MIS / Adattárház: a vezetők egy része ismeri – egy része pedig egyáltalán nem. Itt a lényeg, hogy adatokat gyűjtsenek egy adott területről vagy a cég egészéről és tegyék azokat úgy elemezhetővé hogy az adatok elemzésre készen állnak. Ez annak aki még nem látott belülről szoftvert, triviálisnak tűnhet de nem az. Gondoljunk csak arra, hogy pl. egy címet összekötni egy adott partnerrel és távolságot számítani két cím között nem biztos hogy könnyen elvégezhető. Ezek a szoftverek “emésztik” meg az adatokat, végzik el azokat a számításokat amelyeket az “alattuk” található többi rendszer nem végez el.

A MIS / adattárház nehézsége ott van, hogy nehezen elképzelhető egy informatikához hozzá nem értő számára, hogy egyáltalán mi is ez. Gondoljunk erre úgy, hogy ha rendszeresen kérdeznék tőlünk ugyanazt a számítás-sort, akkor azt mi is inkább egy idő után előkészítenénk  egy külön helyre – “ha mindig ezt kéred, és tudom hogy mindig így számolom ki: akkor veszem az adatokat és a számítás módot és jól elrakom az eredményt is: ha legközelebb kéred, majd előveszem“.

A MIS / adattárház és a tranzakcionális rendszerek “összeveszése”: előfordul hogy ugyanaz a szoftver végez elemzéseket és tárolja a napi tranzakciókat – ez elsőre az üzlet számára nem “fáj”. Ugyanakkor ezek az ún. használati módok van hogy jól összevesznek – mint az azonos tálból evő kutyák: ha a szervert és ami benne van egyszerre “támadják” azok a felhasználók akik egy-egy adott visznek fel vagy kérdeznek le és azok akik éppen egy teljes évet (vagy: képzeljük el több teljes évet!!! Tragédia! :)) akkor ők összeveszhetnek a szerveren, a nélkül hogy tudnának róla: ez már kissé túl technikai lesz, de a megértéshez lényegi: a szerverben a legértékesebb erőforrás a számítást végző processzoron kívül a memória: ebből mindig KEVÉS van mert relatívan drágább mint a tartós tárolásra kialakított “helyek” a szerveren: amely adat itt van tárolva ezért folyamatosan versenyzik (“veszekszik”) a többi, ugyanezért az értékes helyért ácsingózó adattal. És akkor most képzeljük el hogy egy vezető kitalálja hogy “most akkor kérdezzünk le egy teljes évet” – ami történik: ezek az adatok amelyeket a “főnök” kér: kisöprik a memóriából az összes többi adatot. Utána jön kedvencünk: Gizi: aki éppen számlát keres vagy rögzít – és ehhez partner-adatokat kérdez le. És mit vesz észre: “LASSÚ!!! MÁR MEGINT LASSÚ!!!”. Na hát ezért szükségesek külön adattárházi rendszerek.

 

FONTOS! A RÉM! (igen, ezt mi viccesnek tartjuk, így felhívni a figyelmet valami fontosra)

Cégek belüli adatmegosztás (“interfészek”): kevésbé ismert és szembetűnő kategória de ha annyit mondunk róla, ami minden cégvezetőt érdekelni fog, akkor gyorsan érdekessé válik: ez DRÁGA! NAGYON DRÁGA! Miért?

Az interfészek azért drágák mert hacsak nem két már előtte összekötött dobozos szoftvert kapcsolunk össze – mindig kell hozzá gondolkodás, egyedi szoftver-fejlesztés és rengeteg tesztelés. És: ezek a rendszerek közötti kapcsolatok tipikusan azok amelyeket a legjobban hozzáértő informatikusok szoktak kitalálni és megvalósítani. Őket hívják ún. architect-nek: építész-nek. Nem nagyképű elnevezés: tényleg ők találják ki hogy melyik szoftver melyik adatot írhatja, olvashatja. Ez mint cégvezetőt, cégtulajdonost nem kéne, hogy érdekeljen – pedig kötelező.

Az interfészek titka: az interfészekben adatokat alakítanak át – nem a gonosz manók – hanem az informatikusok: ha nem kérdeznek meg Téged egy-egy interfészről, könnyen lehet hogy ott adat veszik el vagy úgy kerül átalakításra hogy az Neked “nem jó”. Pl. egy pénzügyi tétel főkönyvi szám fordítást ha a programozó vagy az architect szimpla lustaságból nem ellenőriztet az üzlettel – akkor bizony lényegi információk veszhetnek el.

Az interfészek még féltettebb és biztosan ijesztő titka hogy rendszeresen karban kell őket tartani: a szoftverek bizony változnak – ha bármelyi szoftver – az interfész két végén – változik akkor “utána  kell húzni”. Tudnánk mesélni…a bejelentkező lapunkon található Google bejelentkezés (Login with Google) pl. a cikk írásának időpontjában nem működik: ez is egy ún. API-n (az interfészek újabb kori neve) kommunikál a Google-lel. Amikor a Google úgy gondolja – átír valamit ezen a módszeren. Nekünk természetesen nem szól. A felhasználó annyit lát hogy “nem működik”.

Az architek-tek feladata még hogy kérdezzenek és megértsék az üzleti folyamatot ahhoz hogy jó interfészt tervezzenek: ez egy újabb “ijesztő” dolog. Éltek még? Vagy már halálra rémültetek?!? Interfészt nem lehet jól tervezni – az üzleti folyamat ismerete nélkül.

Mindezek miatt egyetlen interfész kialakítása simán több napos mutatvány – egy egyszerűbbé is – és utána az informatikusok folyamatos felügyeletét igényli.

És: belegondoltatok mi történik ha elromlik? Na melyik szoftverfejlesztőtök tudja kivizsgálni, hogy mi történt? Hát persze hogy a legjobbak! És mivel 2 rendszer közötti kapcsolatról van szó: ezért aztán beszélgethetsz két céggel, hogy ki is a “bűnös”.

Cégek közötti adatmegosztás (“cégek közötti interfészek”): ha el tudjátok röviden képzelni hogy cégen belül milyen interfészeket tervezni, építeni és üzemeltetni – akkor ezt szorozzátok be “sokkal”.

A cégek közötti interfészek esetén a problémák még inkább előjönnek, nehezebb tervezni (itt már a 2 cég “tudósai” kell hogy összeüljenek” és ha nem működik: sok sikert a megoldáshoz.

Itt egy rövid sztori: amikor a Zwack Unicum vezérigazgatója, a Waberer’s vezérigazgatója és tulajdonosa, az SAP Magyarország ügyvezetője és a cikk szerzője ültek egy szobában még van 8 másik emberrel és hosszassan beszélgettek arról hogy kb. 8 hónap után (+1 hónap és megvan a gyerek!) hogyan működjön végre a Waberer’s és a Zwack közötti menedzselt logisztikai megoldás ahol SAP-nak kellett “néhány” adatot valós időben átadni. Egyetlen megjegyzés ehhez: a projekt nem volt sem olcsó, sem gyors.

FONTOS! Most tarts kávészünetet. Lazíts. Gondolj másra. Facebook-ozz. Index. Bármi. Mert fontos dolog következik.

Mindezeket elolvasva most már ugye érted valamennyire hogy miért fontos 2 dolog: 

–az integrált rendszer: amikor csak teheted, használj integrált rendszert: ezek a rendszerek “saját magukkal beszélgetnek”: kevésbé romlik el ez a fajta kapcsolat, nem kell Neked kitalálni hogy működjön és mindezek miatt sokkal olcsóbb. Megspórolod vele az ún. integrációt.

–a fővállalkozó: kell hogy legyen valaki aki “elviszi a balhét”: ne sajnáld rá a pénzt! Ez lehet a saját informatikusod is – ha valóban számon tudod kérni 🙂

+1: az olyan integrált rendszer ami több cég együttműködését is lehetővé teszi: mi nem sok ilyenről tudunk: a 10xONE ilyen. Alapból: több cég között tudsz egyetlen kattintással szinte bármilyen adatot megosztani. Külön jogosultságokkal. Villámgyorsan. Áttekinthetően. A legdurvább dolgot csináltuk meg Neked. Most már érted miért ilyen izgalmas ez? És: miért jó?!? Bármelyik partnereddel együtt dolgozhatsz a szoftverünkkel – mint ha egy cégben ülnétek. Sőt: az egyéb funkciókat – workflow, projektek, lekérdezések (adattárház/MIS) is többcégesre írtuk. Alapból. Örülsz? Még nem? Kellene. Nagyon!

AI: mesterséges intelligencia: az új “csoda” – ez önmagában egy igen tág kategória: itt a beszédből-szöveg, szövegből-beszéd, chatbot-ok, öntanuló algoritmusok, robotikus folyamat-automatizálás (RPA: robotic process automation), képfelismerés juthatnak eszünkbe. Mindegyik önmagában kevésbé értékes üzleti szemmel – hacsak valamilyen további alkalmazással nincsen összekötve. Ez egy teljesen külön terület – majd írunk róla egy külön cikket.

Illetve: dolgozunk rajta már, hogy a 10xONE-ban is legyen belőle – értelmesen, integráltan, minél több.

ÚJ GENERÁCIÓS ÜZLETI SZOFTVEREK

Rejtélyesen hangzik de nem az: ezek olyan szoftverek amelyek valamely módon újat nyújtanak: nem (csak) paramétereken, hanem ábrákon keresztül változtathatóak vagy értenek abból amit mondasz nekik (a videót nehogy megnézd, mert életveszélyes! Mintapélda lesz még arra, hogyan ne mutassunk be szoftvert:)).

Ezek a szoftverek azért lehetnek értékesek Számodra, mert azt a paradigmát törik meg, hogy minél inkább testre szabott, minél inkább egyedi a szoftver, a szolgáltatás – annál lassabb és drágább bevezetni.

Hogyan lehetséges ez? A készítőiknek volt idejük elgondolkodni azokon a “leckéken” amelyeket az elmúlt 30-50 évben az előző generációs ügyviteli szoftverekkel szereztek. Tanulni sohasem késő.

A 10xONE pl. egyszerre kezel projekteket – teljesen projekt alapú – munkafolyamatokat (workflow alapú is), vizuálisan változtatható és mellé a hagyományos integrált ügyviteli funkciókat is kombinálja. Mindezt ún. megoldásokba csomagolva – hogy azonnal bevezethető legyen, legyen kész sablon.

Ez miért is izgalmas? Merthogy az. Lehet hogy a végén még ez egy izgalmas cikk lesz?

Mert az Egyéb szoftverek mára a céges szoftver-eszköztár alap-elemeivé váltak. Azaz: ha Neked nincs, de a versenytársadnak van – lemaradsz. És: az Egyéb szoftverekért egyrészt ugyanúgy külön kell pénzt fizetned. Másrészt ezek az Egyéb szoftverek – ugye emlékszel még mik ezek? – ugyanúgy akkor tudnak jól működni ha integrálod őket a cég többi szoftverével.

Namármost – mit is írtunk az integrációról fentebb? Hát nem sok jót. Azaz ha ezeket az Egyéb szoftvereket megveszed – külön – akkor megintcsak pörög az óra – és az eurók, dollárok vagy forintok.

Mi ezt az egész hajcihőt (és a pénzt meg az időt is) spóroljuk meg Neked.

Ez pedig nem kevés – nagyon nem az.

Jelenleg 1200 funkciónál tartunk – a fentiek közül egyedül az AI (mesterséges intelligencia) hiányzik a szoftverünkből. Minden mást megkapsz egyben. Most már megvan hogy miért is

10x ONE

a szoftverünk neve? Ten-times-one. Tízszer több – egyben. Egyetlen árért.

…KATEGÓRIÁK KÖZÖTTI SZÜNET – AVAGY AMITŐL A FALNAK MÉGY

Egy kis szünet – egy kis megjegyzés: a kategóriák nem feketék-fehérek. 

Egy Google Sheets – ami elvileg egy dobozos szoftver – is simán lehet paraméterezhető ügyviteli szoftver ha valaki ír rá egy jó kis makró-csomagot.

Sőt: Google Sheets-re építve is lehet pár kattintással mobil alkalmazást építeni: Már erre is van eszköz.

Van még ilyen példa: a másik kedvencünk a Smartsheet. Valaki segítsen nekünk is megfejteni hogy egy agyon-paraméterezett, beállított smartsheet vajon micsoda – a fenti kategóriák közül. Testre szabható ügyviteli szoftver? Dobozos szoftver?

De: mégsem állt teljesen feje tetejére a világ: ugyan a kategóriák között van átfedés (átjárás meg biztosan) – de: minden kategóriának van határa. Biztos lehetsz benne hogy egy Google Sheets-szel nem fogsz termelést optimalizálni. Sem AI-t írni. Ma még biztosan nem.

Még egy kis megjegyzés: ugye tudjuk hogy ha feszegetjük a kategória-határokat előbb-utóbb valahol fájni fog.

Lassítsunk egy kicsit: ha meg kell ragadni a cikk lényegét – ez az egyik legnagyobb tanulsága: azaz hihetjük azt, hogy majd mi Google Sheet-ben írunk (vagy a jobbak: irattatnak a rendszergazdájukkal) komplex ügyviteli szoftvert, mert az most olcsó és gyors – de ahogyan a gravitáció a fizikában létezik (és 100-ból 100-szor nagyon megütjük a bokánkat ha a 4. emeletről kilépünk az ablakon) ugyanúgy 100-ból 100-szor a végén bajaink lesznek (értsd: sokkal többe fog kerülni) ha a nem megfelelő eszközt (=szoftver-kategóriát) a nem megfelelő feladatra használjuk.

Mit jelent az, hogy “fájni fog”? Sokba fog kerülni és sokáig fog tartani. És mitől “fáj” valami? Hát attól hogy egyedi kódot kell rá írni: egy interfészhez vagy adott feladathoz. Abban a pillanatban hogy a kódhoz kell nyúlni: ott pörög az óra – és pörögnek a számok. Hacsak megoldható – válassz úgy megoldást, eszközt, hogy ne kelljen kódot írni (nem Neked feltétlenül – bárkinek!).

ÜZLETI SZOFTVER KIVÁLASZTÁS – HOGYAN SZ@RJUK EL AZ ELEJÉN?

(@ = Ú)

Egyszerű.

3 dologra kell hogy választ adj: Mit? Ki? Hogyan?

Ha ezekre nem tudod a választ, ne keress szoftvert.

De bútort sem. Azt hiszed a cikk elején vicceltünk? Nem. Bútort ha jót akarsz, ugyanúgy kell hogy “csinálj” az elején – mint ha szoftvert választanál: MIT kell hogy “tudjon” a bútor? KI fogja használni? HOGYAN fogja használni? Ilyen egyszerű. Ha ezek megvannak, hajrá! Nyomás az IKEA (a kedvencünk, ugye tudod?).

De mit is jelentenek ezek?

Mit?

Mit kell hogy tudjon a szoftver? Gondolj erre úgy mint egy bevásárló listára: “Mit kell vennem?” – ha 3 dolgon túl akarsz vásárolni: ugye nem fejben tartod hogy mit?

A szoftver-választásnál sincs ez másképpen. Ezt úgy hívják egyébként: funkciólista. Először írjatok egy listát – majd ezt bontsátok alá legalább 2 szintre.

Pl.: 1 szintű lista:

Számlázás

Partner-adatok kezelése

Vevői kapcsolattartás követése

2 szintű lista: az 1 szintű lista alábontva:

Számlázás

-Normál, sztornó, előleg, díjbekérő, jóváíró számlák

-Tömeges számlázás – manuálisan (adott időszakra adott ügyfélnek)

-Tömeges számlázás – fél-automatikusan (fájlból betöltve a tételeket)

-Tömeges számlázás – automatikusan (szerződésből kalkulálva)

…

Tudjuk: lehet hogy triviális, fájdalmasan unalmas, de megéri! Azért a 2 dologért amit majd közben megtalálsz, amit így majd nem felejtesz ki.

Ki?

Ki mindenki fogja használni a szoftvert? Igen – írd össze! És: nézd meg, kérdezd is meg hogy most mit használnak. Írd le.

Ha papírt – azt is. Ha Excelt – azt is. Ha semmit (fejben nyomják, tudod, vannak ilyen kollégák is – ők a legértékesebbek a cégnél 🙂 ) – azt is. Pl.:

Pénzügy – 3 fő

Ügyfélszolgálat – 2 fő

…

Ez azért jó, mert tudsz velük beszélni. Fel tudod tenni a legfontosabb 2 kérdést: Miért és Miért nem?

Miért ezt használod ma? És: Miért nem használsz valami jobbat? Mit szólnál hozzá ha?

Itt villámgyorsan azonosíthatóak a sitters, quitters, doers jellegű kollégák – de erről egy másik cikkben írunk.

Hogyan?

A legnehezebb, leg-időigényesebb terület. Ez azt jelenti hogy ma Hogyan dolgoznak azzal amivel dolgoznak akikkel az előző pontban beszéltél.

Legalább 1-2 oldalt írj össze. Ne spórold ki! A szoftver-szállítók meg fogják kérdezni ugyanezt – csak akkor mindenkinek mesélheted el újra. Így meg el tudod nekik küldeni – leírva, szépen. Így is fognak kérdezni – ha nem kutyaütők, vagy olyan tudósnak és tapasztaltnak képzelik magukat (=felfuvalkodottak) hogy nekik már nincs kérdésük. Ha ilyenek – ne szerződj velük: később sem fognak nagyon odafigyelni arra, hogy Neked mi kell.

Miért imádjuk az Excel-t a MiniCRM-et, a Kulcs Softot és a Google Sheet-et? Őrültségnek hathat ilyet írni egy technológiai cégnek hogy “imádunk” valamit – pedig így van!

Az Excel és a Google Sheet azért varázslatos mert ha már van egy működő “modell” egy-egy területre, amire szoftvert keresel – az hatalmas segítség mindenkinek. Együtt meg tudjuk nézni hogy mi az ahogyan most “csináljátok” a dolgot. Köszönjük Nektek Microsoft és Google!

A MiniCRM és a Kulcs Soft azért varázslatos mert legalább már valami működik: sokkal pontosabban meg tudod határozni hogy mi az ami hiányzik. Köszönjük Nektek Kulcs Soft és MiniCRM!

+1: A varázslat – ennél a pontnál

Itt elárulunk még egy titkot: ha idáig eljutottál akkor észre fogod venni hogy legalább kétszer már “finomítottál” a Mit? -en.

Nagyon fontos! 🙂

+1: Priorizálás

És ha idáig is eljutottál: rendelj fontosságot az egyes Mit? elemekhez. Azaz 1-3 között vagy 1-5 között rendelj mellé egy számot. Csak el kell kezdeni – utána már megy majd minden mint a karikacsapás!

ÜZLETI SZOFTVER KIVÁLASZTÁS – HOGYAN SZ@RJUK EL A KÖZEPÉN?

(@ = Ú)

A “közepe” azt jelenti hogy már tudjuk kb. hogy Mit, Kinek és Hogyan szeretnénk.

Most jön az hogy meg kell keresni hozzá a szoftvert és a szállítókat.

Nem megfelelő kategóriát alkalmazunk arra amire nem jó

Ennek az esélye – NAGYON NAGY.

Veszel egy dobozos szoftvert – aztán kiderül hogy Neked “kéne ide 2 mező” – sok sikert! 🙂

Vagy: pont fordítva: egy teljesen standardizálható folyamatra veszel egy NAGYON NAGY és DRÁGA integrált rendszert.

Vagy: workflow kezelőt (lásd fentebb, ugye már tudod mi az!?!?) használsz tranzakciós dolgokra.

Vagy: egy tranzakcionális rendszerben szeretnél riportokat és elemzést futtatni – más rendszerekből átvett adatokkal.

Tipikus és rendszeresen előfordul! A vezető azt gondolja: van egy új szállító, eddig még soha nem sikerült a “riportolást” (=jelentések készítése) egy rendszerben látni. Majd most! Itt ül, mosolyog, tetszik amit mond – és úgyis sokat költök majd rá. Megcsinálja! Végre!

Hát nem. Ne tedd: ne akarj egyik szoftverből a másikba adatokat áramoltatni nagy mennyiségben rendszeresen csak azért hogy a másik rendszerből kérdezd le azokat – hacsak az a másik rendszer nem egy adattárház és egy “rá ültetett” elemző eszköz.

A szállító helyett találd ki te hogy mi mire jó! NAGYON KÖNNYŰ benézni. És véged van!

Gondoljunk arra, hogy nekünk csak a Mercedes jó

Ha szomszéd is azzal jár – nekünk is jó! Kérdezzük meg ő mit használ! Jó ötlet, de ne higyjük hogy amit 5 éve vett az most is a legjobb a piacon.

Nem használjuk a Google keresőt

Nem ütjük be hogy “integrált ügyviteli szoftver borzbűzűző cégnek”. Minek? Hát pedig be kéne ütni!

Csak a Google kereső első pár találatát nézzük

Magunk ellen beszélünk, mert “felhő szoftver”-re elég elől helyezkedünk el, de lapozz a következő lapokra.

Nekünk csak egyedi szoftver jó

Fejlesztessünk! Gyerünk! Van pénz! Most irattasunk valamit – mert csak mi vagyunk mi ilyenek. Azért nézzetek csak szét, inkább, mielőtt egyedi szoftver fejlesztési luxusba kezdtek. Inkább Dubajozzatok helyette!

Ez az informatikus dolga – ő ért hozzá

Az informatikust azért vettük fel – vagy azért a szomszédunk – hogy bölcsen elmondja, hogy mi a tuti. Gondolkodtál már azon hogy az informatikusod is ember? Hogy nem biztos hogy érti a cégedet teljesen? Hogy ne adj’ Isten lehet saját célja – pl. neki nem biztos hogy az “jó” hogy Neked kevés rendszered lesz (és így nem kell integrálni).

Van itt egy másik szempont is ami szoftver kiválasztásnál szinte mindig előkerül: az informatikus is ember, 2. rész: kitalálod. Ugye kitalálod!? Igen – van köze a pénzhez.

Az ijedősebb (=értsd: üzleti fejjel gondolkodni kevésbé képes, önbizalomtól kevésbé duzzadó) informatikus arra fog gondolni hogy nem lesz annyira fontos mint előtte. Kérdezd meg de ne bízd rá a döntést!

Beszéljünk a téma kapcsán arról, hogy kétféle informatikus van: akinek van önbizalma és mellé üzleti fejjel tud gondolkodni (=majdhogynem a Te fejeddel) és aki nem ilyen. Jellemzően minél inkább a rendszergazda típusú az informatikus (azaz inkább az infrastruktúrával van elfoglalva mint az alkalmazásokkal (=szoftverekkel) annál valószínűbb hogy mindent szeretne házon belül tartani és szeretné ha mindent látna.

Természetesen vannak kivételek – mindig. És: vannak jó informatikusok (=önbizalommal és üzleti szemlélettel – akik a Te érdekeidet képviselik). De: nem könnyű őket megtalálni és megtartani sem.

 

ÜZLETI SZOFTVER KIVÁLASZTÁS – HOGYAN SZ@RJUK EL A VÉGÉN?

(@ = Ú)

Sajnos itt annyi pont van, hogy elfáradunk már ha rágondolunk, akkor is.

Versenyeztessünk szállítókat csak árra

A legrosszabb amit tehetsz hogy csak árra versenyeztetsz.

Tartsunk vissza információt

Te tudod hogy valami kelleni fog de nem írod le vagy nem mondod el – jöjjön rá a szállító. Visszaüt. Keményen!

Gyorsan vegyünk valami egyszerűt

Most fáj valami – a holnap még távol van. Nehogy így dönts! Gondold át mire kell majd még ugyanez az eszköz. Legalább 1-2 évre előre. Nem luxus. Sokkal többe fog kerülni a következő “sürgős” beszerzés!

Nem számolunk teljes birtoklási költséget (TCO)

Csak a licencet vegyük számításba. A saját szerver nem kerül semmibe. És a többi.

Adj össze mindent, számszerűsíts mindent. Van hogy nagyon nem könnyű! De akkor is.

Szerverek, szerver üzemeltetés, szerver áramfogyasztás (mennyit fogyaszt szerinted egy kis szerver? Tudod? Elmondjuk a legkisebb szerverek is 20-30 ezer forintot simán fogyasztanak – havonta).

Szerver hotel bérlet.

Rendszergazda.

Bővítések ára.

Garancia ára.

A szoftver licencek ára (ugye nem feketén “vásárolsz” szoftvert 2019-ben? Tudod hogy börtön jár érte, ugye?)

Szoftver frissítések ára.

És a többi – kb. 30-40 elem.

Egy kis segítség:

Nem pontozzuk a szoftvereket

Nincs az az ember aki fejben tudna tartani egy 20-200 stb. elemű listát.

Hogyan fogsz majd dönteni ha több ember is benne van a folyamatban?

Kell hogy a Mit? listádat – amit már elkészítettél és priorizáltál – pontozzad! Csak így tudod majd meg, hogy melyik szoftver mire jó.

Rosszul értelmezzük mit jelent a “biztonság”

A biztonság nem feltétlenül azt jelenti hogy a szerverünkkel fekszünk és kelünk (csak a fejünk alatt tároljuk! Melegít! Egy jobb szerver egy teljes szobát kifűt! Duplán nyerünk vele! Vigyük haza minden este! Kandalló helyett is jó!).

Mire gondolunk? Erre: így megy ez nálunk:

Elfelejtjük az integrációt vagy nem tisztázzuk az kinek a dolga

Megvan az az autópálya ami a völgy felett haladt? Csak a völgyhíd ára maradt ki a költségvetésből. Ciki.

Bár ismerünk országot ahol minden pont ennek az ellenkezője: avagy a “völgyhíd” többszörösen is belekerült a költségvetésbe. De ez egy teljesen másik történet lenne. Nem most és nem itt. Hanem mondjuk itt.

Tehát: ha több szállító van, világosan egyértelműen rögzítsétek, ki fog majd integrációt végezni! Kötelező!

És még nagyon sok minden más

A probléma itt az, hogy itt a “végén” rengeteg egyéb szempont van: jogi (szerződéskötés, adatokért való felelősség, mentések átadása vagy nem átadása stb.), emberi (ki végzi majd ténylegesen a bevezetést ha van), szoftver támogatás (mi a garantált szolgáltatási szint, mi a válaszidő) – ezt órákig lehetne sorolni.

E tekintetben érdemes olyan szolgálatót választani akinek van ÁSZF-je a bevezetésre és az üzemeltetésre is – világos keretekkel. Még ha hosszú is – jobb mint ha mindent nekünk kellene kitalálni.

(Igen, a 10xONE-nak van ÁSZF-je. Mindenre kiterjed: bevezetés, üzemeltetés, biztonság, adatok kezelése. Ha van újabb 1-2 órád és érdekel – katt ide!)

Utószó

Nem hiszem hogy mi vagyunk minden tudás letéteményese.

Azt sem hisszük hogy a 10xONE mindenre jó. Mert nem.

Mi szeretnénk ha minden ügyfelünk értené, hogy működik a “folyamat” amiben ülnek – hogy jól döntsenek. Mert ha jól döntenek – az elején, közepén, végén – az nekünk is jó. Ha elszúrják a kiválasztást – és rossz szerződést kötnek egy nem megfelelő szoftverre: azt később nem lehet helyrehozni.

Utószó utáni szó

Idáig úgyse olvassátok el. Fogadjunk.

A kitartók kapnak tőlünk egy ingyenes funkciólista-sablont, pontozással. Nem nagy szám, de kezdetnek nem rossz. Ez pont arra jó hogy a MIT? -re választ kapjatok.

Írjatok, hívjatok minket!

Természetesen bele van drótozva hogy minden adatot amit bele írsz elküld nekünk és a végén úgyis mi jövünk ki nyertes szállítónak és szoftvernek. Alap.

(Viccelünk.)