SZÁMLÁZÁS – SPECIÁLIS ESETEK: ELKÉSZÜLT SZÁMLÁK MÓDOSÍTÁSA, VÁLTOZTATÁSA ÉS JÓVÁÍRÁS

Az elkészült (lezárt) számlák utólagos bármilyen javítása, módosítása tilos (a szoftver nem is ad rá lehetőséget), ezért ha hibásan állítunk ki egy számlát két megoldás lehetséges, annak korrigálására.

Vagy helyesbítő számlát vagy pedig sztornó számlát állítunk ki.

A kettő majdnem ugyanaz, nincs nagy különbség az eredményben.

Mindkét esetben lesz egy eredeti és egy korrigált számla.

A különbség abban van csak, hogy a sztornó számla esetén 3 számla keletkezik (eredeti, sztornó és új) a helyesbítő számla esetén pedig 2 (eredeti, helyesbítő – amennyiben a helyesbítő számlán szerepel az összes helyesbített tétel, az új összegekkel, db számokkal stb.).

Elöljáróban: “jóváíró” számla: hivatalosan nem létezik

Fontos tudni, hogy a jóváíró számla fogalmát, mint önálló megnevezést az ÁFA törvény nem ismeri, helyesbítő számlaként tartja számon, amely az elkészült, de valamilyen tartalmi elemében hibás számla korrekciójára használható.

Mégis valamiért még mindig forog a köztudatban.

Két esetben lehetséges “jóváírás”:

1) Ha eredeti számla hiba vagy adat-változás miatt van jóváírás az semmiben nem tér el az alábbi, helyesbítő számlától, maximum annak az okában, hogy az alábbi, helyesbítő számlát miért is állítjuk ki (a jóváírás kicsit más ok, mint ha pl. eredeti adatrögzítési hiba miatt állítjuk ki a helyesbítő számlát).

2) Amennyiben valamilyen egyéb szerződéses okból jóváíró számlát kell kiállítani – ezt manuálisan megtehetjük a szoftverrel.

Ez esetben arról van szó, hogy a felek megállapodnak, hogy pl. 100 db-onként az eladó ad 1 db jóváírást. Vagy 1 millió Ft-onként ad 10 000 Ft jóváírást stb.

Ez esetben mínuszos tételt vagy tételeket kell rögzíteni a számlákra. Ez egy külön, normál számla lesz. A megjegyzés mezőbe beírhatóak a szerződéses feltételek és hivatkozások amelyekben a felek megállapodnak, például (tényleg csak példák!):

-mely időszakra vonatkozik a jóváírás

-mely tételekre vonatkozik a jóváírás

-a szerződés mely pontjai miatt történik a jóváírás

-mely egyéb okból – pl. garanciális szempontok pl. garancia részleges érvényesítése történik jóváírás

-kötbér

Egyéb gyakran idézett kérdések jóváíró számlák kapcsán

Az, hogy ha az eredeti számlákon pl. 100 db tétel szerepelt – a jóváíró számlán hány db tételnek kell szerepelnie – ez sehol, semmilyen törvényben nincs szabályozva.

Ez kizárólag a felek szerződéses megállapodásán múlik.

A szoftver tartalmaz-e szabályokat a jóváíró számlákra vonatkozóan?

Ugyanezen okból a jóváíró számlák bármilyen (ismételjük: felek közötti szerződésekben szereplő) szabályait a szoftver külön szabályként ezeket nem kezeli (!).

Ezek ugyanolyan (minden szempontból!!!) normál számlák mint a pluszos (+) számlák.

Sztornó számla

Készíthetünk sztornó számlát, amely érvényteleníti az eredetit – ebben minden ugyanolyan összeggel dátummal szerepel, mint az eredetiben “csak” mínuszos előjellel.

Majd ezt követően pedig kiállíthatunk egy teljesen újat.

Így végül 3 db számlánk lesz:

1-eredeti (pl. 100 + 27 Ft ÁFA)

2-eredeti sztornója (pl. -100 + -27 Ft ÁFA)

3-új (pl. 10 Ft + 2,7 Ft ÁFA)

Hivatkozások sztornó számla esetén

Sztornó (2) és eredeti (1) – automatikus mínuszos tételek, egy gombnyomással

A szoftverünkben sztornó számla hivatkozik az eredetire, ez a sztornó számlára automatikusan rákerül és nem eltávolítható.

Továbbá a “Kapcsolt számla” mezőben a számla böngészőben látható – mind az eredeti (amit sztornózunk) mind pedig a sztornó (amivel sztornózzuk az eredetit) számlákon a másikra való hivatkozás (azaz az eredetin a sztornó számla száma, a sztornó számlán pedig az eredeti számla száma látható ebben a mezőben).

Új számla (3) – manuális (!!!) ha hivatkozni szeretnénk az eredeti (példa szerint 1-es számú) számlára

Miután sztornóztuk (2-es számú számla) az eredetit (a példa 1-es számú számlája) utána manuálisan kell (teljesen manuálisan, vagy ha pénzügyi tételekből számlázunk akkor a “felszabadult” pénzügyi tételekből) létrehoznunk az új számlát.

Ez esetben ha akarunk hivatkozni az eredeti (a példa 1-es számú számlája) számlára, akkor azt manuálisan a számla fej megjegyzésében tehetjük meg pl.
“Ez a számla a 2042.12.12 kelt, 2042/123456 számú számla helyett készült”

Fontos! A sztornó számlára is ugyanígy az új számla esetén nem készül hivatkozás (sem a sztornó számlán az újra, sem az új számlán a sztornóra!!!).

Helyesbítő számla

A fentiek helyett készíthetünk helyesbítő számlát.

Az első esetben összesen így 3 számla készül (eredeti, sztornó, új) az adott teljesítéssel kapcsolatban.

A második jelen esetben 2 számla készül:

1-Eredeti

2-Helyesbítő – az eredeti tételeivel, de (-) -olva majd manuálisan rögzítve az új (remélhetőleg immáron helyes (értékekkel))

A második esetben, amikor is helyesbítő számlát készítünk, a helyesbítő számlán

a) meghivatkozzuk – valójában mínuszoljuk – az eredeti számla tartalmát

Azaz a helyesbítő számlán az eredeti számla tételei negatív előjellel szerepelnek.

és

b) azt korrigáljuk: amennyiben az eredet számlához képest számszaki eltérés van:

i) akár a (+)-os tételeket – amelyek automatikusan hozzáadásra kerülnek az eredeti számláról – módosítjuk az újra.

ii) új tételekkel: bármely más új tételt manuálisan tudunk felvenni a rendszerbe a helyesbítő számla készítése közben.

Ha helyesbítő számla végösszege pozitív, akkor az ügyfélnek plusz fizetési kötelezettsége keletkezett, ha negatív, akkor visszafizetésre jogosult.

Speciális eset: adat módosítás

Nulla lesz a helyesbítő számla végösszege olyan esetekben, amikor például az ügyfelünk címét módosítjuk egy elírás miatt.

És: tévhit, keverik a sztornó számla szabályaival de a helyesbítő számlán bármilyen adat átírható.

Speciális eset: teljesítés dátum módosítás

Ez nem jelenti azt, hogy át is szabad – a helyesbítő számlán az egyetlen adat amit a jelenlegi magyar jogszabályok nem engednek átírni a teljesítés dátuma. Ezt tilos változtatni.

Ha a teljesítés dátumát kell változtatni: sztornózzuk az eredeti számlát és állítsunk ki helyette újat!

Hivatkozások helyesbítő számla esetén

Helyesbítő (2) és eredeti (1) – automatikus mínuszos tételek, egy gombnyomással

A szoftverünkben helyesbítő számla hivatkozik az eredetire, ez a hivatkozás a helyesbítő számlára automatikusan rákerül és nem eltávolítható.

Továbbá a “Kapcsolt számla” mezőben a számla böngészőben látható – mind az eredeti (amit helyesbítünk) mind pedig a helyesbítő (amivel helyesbítjük az eredetit) számlákon a másikra való hivatkozás (azaz az eredetin a helyesbítő számla száma, a helyesbítő számlán pedig az eredeti számla száma látható ebben a mezőben).

Pénzügyi tételek és helyesbítő és sztornó számlák

Ha fuvarmegbízásból vagy vevői rendelésből számlázunk: előzőleg felvettük a kapcsolódó pénzügyi tételeket – melyek Teljesült állapotból lettek Tény-ek amikor kiszámlázásra kerültek.

Egyben mind a Teljesült mind a Tény állapotú pénzügyi tételekre rákerül az elkészült számla száma.

Amikor a helyesbítő vagy sztornó számla elkészül: ezek a tételek “felszabadulnak”: a Teljesült állapotú pénzügyi tételekről “eltűnik” a számlaszám – és Nincs számla lesz helyette látható.

Ezzel újra számlázhatóvá válik.

További kérdések – helyesbítő és sztornó számlák sorszáma

A számla sorszámot külön be lehet állítani a bizonylattömbök között.  Mindezt úgy, hogy akár a normál, a helyesbítő és sztornó számlák teljesen más szám-tartományokat kapjanak.

További kérdések – helyesbítő és sztornó számlák és a gyűjtő számla

A gyűjtő számlákhoz ugyanúgy lehet helyesbítő és sztornó számlákat kiállítani. Ezekre ugyanazok a szabályok érvényesek.

Miután elkészült egy gyűjtő számla – minden szempontból ugyanúgy viselkedik mint egy egyéb (“nem gyűjtő”) számla, a különbség annyi, hogy ha sztornózzuk, akkor az összes a gyűjtő számlán található pénzügyi tétel “felszabadul” azaz Nincs számla jelenik meg rajtuk és újra számlázhatók.