GINOP 3.2.2. - 11. Elektronikus iratkezelési megoldás  

Ez egy valódi kép a szoftverünkből - egy okos ábra.

Nem csak bemutatja a rendszert, hanem a szoftver funkciói, tudása ezen keresztül érhető el. Ezzel extrém rugalmasságot és átláthatóságot, érthetőséget kapsz.

Görgess lejjebb a részletekért, ahol nem csak a szofverünkről, de a pályázat ezen területéről is olvashatsz még!

vissza az összes területhez

Mi az elektronikus iratkezelés?

Az alapvetően papír alapú dokumentumok elektronikus kezelése, tárolása, gyors, egyszerű, hatékony rendszerezése és azonnali visszakeresésének, fellelésének biztosítása.

Miért szerepel a GINOP 3.2.2 pályázaton?

Mert a papír alapú dokumentum-tárolás jóval drágább, nehézkesebb és mára elavult. Egy valamire való cég sokkal hatékonyabban tudja elektronikusan kezelni a dokumentumait.

A kezdetek - egyszerű scannelés

Az elektronikus dokumentum kezelés kezdetekkor csak egyszerű scannelést jelentett.

Ez esetben a dokumentum képi formátumban jelent meg. A rajta levő adatok vagy nem jelentek meg vagy pedig megjelentek, de azok korlátoltan és / vagy nem kereshetően voltak csak vissszanyerhetők.

Másképpen: ember volt szükséges a dokumentum tartalmának "megfejtéséhez".

Scannelés és meta-adatok valamint teljes szöveg felismerés (OCR)

A scannelést követően két új dolog történik:

Meta adatok: ezek nem valamilyen tudományos filmből vett adatok, hanem egyszerűen azok az adatok, amelyekkel egy-egy dokumentum leírható: pl. melyik vevőhöz / szállítóhoz kapcsolódik, mi a lejáratának a dátuma, mi a létrehozás dátuma, milyen szerződéshez kapcsolódik, mi a nyelve stb. stb.

Ezek az adatok a rendszerbe kerülhetnek manuálisan vagy pedig valamilyen szöveg felismerő (ún. OCR - optical character recognition) megoldással is.

Teljes szöveg felismerés: nem csak a meta-adatok, hanem a dokumentumok tartalma is rögzítésre kerül.

Ez már azt jelenti, hogy a teljes dokumentum szövegének egy bizonyos %-a (jellemzően 95 - 99%) felismerésre és tárolásra kerül - így később gépről is kereshető.

Dokumentumok: munkafolyamat kezelés és űrlapok

 

Az adatok tárolása mellett a dokumentumok - dokumentum típustól függően - külön "életet" élnek a cégen belül pl.:

-szállítói számlák

-szállítói szerződések

-vevői számlák

-vevői szerződések

-munkavállalói szerződések

-ajánlatok

Ezekhez mind külön folyamat kapcsolódhat, sőt még ezeken belül is típustól függően lehetséges külön folyamat - pl. az általános költségekhez kapcsolódó szállítói számlákhoz külön folyamat tartozik és megint más folyamat tartozhat az alaptevékenységhez kapcsolódó számlákhoz.

E mellett a folyamatok ún. űrlapokat is tölthetnek: ahogy a folyamat halad előre egy vagy több ún. űrlap is kitöltésre kerülhet - részben a dokumentumokhoz kapcsolódóan, azokról adatokat átvéve.

Dokumentum-mentesség

A vágy, hogy ne kerüljön kinyomtatásra egy-egy papír lassan valósággá válhat: az új EU-s direktíváknak köszönhetően:

-elektronikus aláírás mellett már az elektronikusan aláírt egyes dokumentumok ugyanolyan hitelesnek minősülnek, mint a papír eredeti (sőt pl. elektronikus számla esetén az elektronikus a valódi, hiteles, a papír nem minősül annak)

-sőt, egyes esetekben az ügyfeleink az ennek megfelelő, kézírást tárolni képes eszközökön való aláírást követően ugyanilyen elektronikusan aláírt, hiteles dokumentumokat tudnak számunkra előállítani.

Mindkét lehetőség törvényben szabályozott, Magyarországon is él. Ezekben az esetekben egyáltalán nincs szükség a papír alapú dokumentumokra.

Miben jobb a 10xONE az elektronikus iratkezelés  terén?

A 10xONE a dokumentumok kezelése kapcsán is:

-draszikusan, alapvetően folyamat- és projekt-szemléletű, ezzel a dokumentumok kezelése a céged folyamatait, projektjeit tudja követni, e szerint is rendszerezhetőek

-mindezt úgy, hogy közben a standard, szokásos dolgokat megkapod - de egyedi tudsz lenni és változni is tudsz - sokkal rugalmasabban, gyorsabban, mint más eszközökkel, szoftverekkel

-mindezt vizuálisan

-a többi területtel együtt-működve a cégedben - azaz a dokumentumok már nem önmagában "állnak" - ezeket is folyamat alapon, nem csak a funkcionális "dobozok" adat-szintű összekötésével tudod kezelni

-úgy, hogy közben a folyamataid mérhetőek lesznek - azaz nem csak a termék költségét tudod kiszámolni, hanem azt is látod, hogy hol vannak szűk keresztmetszetek

Ebben vagyunk mi egyediek.

Fontos megjegyezni, hogy jelenleg a 10xONE nem rendelkezik OCR (karakter-felismerő) megoldással - ez nem hátrány, mivel a piacon számos ilyen megoldás szerezhető be és bármelyikkel együtt tudunk működni.

Amiben még egyediek vagyunk:

-nem csak a belső működésedet tudjuk sokkal rugalmasabbá, folyamat-alapúvá és folyamatosan mérhetővé és változtathatóvá tenni, hanem a vevőiddel, szállítóiddal közös dolgaidat, folyamataidat is tudjuk kezelni; azaz mi nem csak belül, hanem kívül is 100%-ig ÉLMÉNY-t tudunk adni.

Miért? Szoftverünk 100%-ig többcéges - automatikusan kiterjesztheted, használhatod az egyediséged bárki mással együtt. Mintha egy cég lennétek.

Így lesztek erősek, nagyok - de mégis rugalmasak és olcsók.

Amiben még egyediek vagyunk:

-nem csak a dokumentum-kezelést hanem minden mást is adunk mellé - szinte mindenünk megvan, ami a dokumentum-kezelésen túl kell.

Így valóban a teljes céget, sőt annál többet is - le tudod fedni - akár az összes folyamattal.

A 10xONE megfelelése a GINOP 3.2.2-nek - 11. ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉSI MEGOLDÁS

100%

1. ÉRKEZTETÉS, IKTATÁS

A rendszer legyen képes érkeztetésre és iktatásra, hogy: a nyilvántartásba vétel után az iratok könnyen megtalálhatóak legyenek.

3 kiválasztott ügyirat érkeztetési és iktatási adatainak ellenőrzése.

A 10xONE megfelel: IGEN

2. MINDEN TÍPUSÚ ÉS FORMÁJÚ IRAT AZONOS MÓDON ÉS DIGITÁLISAN TÖRTÉNŐ KEZELÉSE ÉS NYILVÁNTARTÁSA

A rendszer homogén módon kezelje az iratokat, hogy az egységes formának köszönhetően megkönnyítse a keresést a dokumentumok között. A rendszer a beérkező és kimenő dokumentumokat digitális formában tárolja

Egységesen digitális formában kell tárolni a beérkező és a kimenő iratokat is.

A 10xONE megfelel: IGEN

3. AZ IRATOK ÉLETCIKLUSÁNAK KÖVETÉSE

A rendszer biztosítsa az iratok keletkezésétől a megőrzési kötelezettség végéig azok követhetőségét.

3 lezárt ügyirat életciklusának bemutatása on-line módon a rendszerben.

A 10xONE megfelel: IGEN

4. IRATOK, ÜGYEK HOZZÁRENDELÉSE PARTNEREKHEZ VAGY TRANZAKCIÓKHOZ VAGY VÁLLALATI FOLYAMATOKHOZ

A rendszer biztosítsa adott partnerhez vagy adott tranzakcióhoz vagy adott vállalati folyamathoz tartozó dokumentumok hozzárendelését.

Tetszőleges partnerekhez, tranzakciókhoz vagy vállalati folyamatokhoz kapcsolódó ügyiratok lekérdezése.

A 10xONE megfelel: IGEN

5. IRATOK ÉS ÜGYEK KÖVETÉSE, KERESÉSE, ELÉRÉSE A MEGLÉVŐ INTEGRÁLT ÜZLETI RENDSZERBŐL

A rendszerből lekérdezhetőek az ügyiratok életciklus adatai.

Egy tetszőlegesen kiválasztott ügyirat életciklus adatainak lekérdezése a rendszerből.

A 10xONE megfelel: IGEN

6. SZIGNÁLÁS, FELADATKIOSZTÁS

A rendszer biztosítsa a dokumentumok kezelésével kapcsolatos határidő, állapot és az irat helyének nyomon követését.

Egy tetszőlegesen kiválasztott dokumentum határidejének, állapotának lekérdezése.

A 10xONE megfelel: IGEN

7. FELADATKIOSZTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ FIGYELMEZTETÉSEK BEÁLLÍTÁSÁNAK LEHETŐSÉGE

A rendszer – előre definiált esetekben – figyelmeztető üzenetek küld (pl. ügyirat határidőhöz közeli esedékessége esetén e-mail- vagy SMS-üzenet küldése).

SMS vagy e-mail figyelmeztető üzenet bemutatása lejáró határidejű ügyirat esetén.

 

A 10xONE megfelel: IGEN

8. RENDELKEZZEN MŰKÖDÉSHEZ SZÜKSÉGES STRUKTURÁLT JOGOSULTSÁGKEZELÉSSEL ÉS TARTALOMVÉDELEMMEL

A felhasználó csak ahhoz a tartalomhoz férhessen hozzá, amelyhez megfelelő jogosultsággal rendelkezik.

Az eltérő jogosultsággal védett tartalomhoz való hozzáférhetőség bemutatása egy rendszerbeli példán keresztül.

A 10xONE megfelel: IGEN

9. EGYSZERŰ FELHASZNÁLÓ-AZONOSÍTÁS

A rendszerben a felhasználó a rendszerbe való belépéskor csak egyszer azonosítsa magát és ezután a rendszer minden erőforrásához és szolgáltatásához további autentikáció nélkül hozzáférhessen.

Egyszerű felhasználó-azonosítás érdekében beépített megoldás bemutatása (pl. active directory, single-sign-on, vagy integrált az ERP megoldással, annak jogosultság kezelésével).

A 10xONE megfelel: IGEN

10. BEÉPÍTETT MÓDON BIZTOSÍTSON KERESÉST A LEÍRÓ INFORMÁCIÓKBAN

A rendszer biztosítsa a leíró információk között (létrehozás és módosítás időpontja, a létrehozó és módosító személye, típus, tartalom, jogosultság) a címszavakra történő szabadszavas keresést

Ügyiratok leíró információi közötti – egy tetszőleges címszóra való - keresési találatok bemutatása.

A 10xONE megfelel: IGEN

@